Betænkning om offentlighedsloven Bind 1 - Borger.dk

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 16
3.2. Almindelige bemærkninger
De interne dokumenter, der er nævnt i lovens § 8, er som nævnt omfattet af
retten til aktindsigt. Det betyder på den ene side, at dokumenterne ikke kan
undtages fra retten til aktindsigt efter § 7, og på den anden side, at de dog efter
omstændighederne kan undtages i medfør af bestemmelserne i offentlighedslovens
§§ 2 og 10-14.
Det bemærkes, at det for alle de dokumenttyper, der er omfattet af offentlighedslovens
§ 8, gælder, at de kun er omfattet af bestemmelsen og derved
undergivet aktindsigt, hvis de er udarbejdet som selvstændige dokumenter, og
når de foreligger i endelig form, jf. Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 222,
og betænkning nr. 857/1978, side 219.
I det omfang der i et konkret tilfælde er tvivl om, hvorvidt et dokument er
omfattet af lovens § 8, nr. 1-3, skal afgørelsen træffes på grundlag af en samlet
vurdering af dokumentets indhold og funktion, og det afgørende er navnlig,
om dokumentet primært er udarbejdet i bevismæssigt øjemed, eller om det
udarbejdes alene for at danne grundlag for interne overvejelser, jf. Folketingstidende
1985-96, tillæg A, sp. 222 og betænkning nr. 857/1978, side 218. Er det
udarbejdet i sidstnævnte henseende indebærer det, at dokumentet ikke vil være
omfattet af § 8, men vil kunne undtages fra aktindsigt efter § 7.
Betydningen af, at et dokument er omfattet af lovens § 8, er således, at dokumentet
er undergivet aktindsigt efter lovens almindelige regler, når det er endeligt
udarbejdet, og det er således ikke en betingelse, at dokumentet er blevet
afgivet til udenforstående.
3.3. Beslutningsdokumenter
Adgangen til aktindsigt omfatter efter § 8, nr. 1, dokumenter, der alene gengiver
indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse.
Der tænkes herved på dokumenter, der først udarbejdes, efter at myndighedens
beslutningsproces er afsluttet, og som tilsigter at tjene som bevis for eller på
anden måde autoritativt at fastslå indholdet af en beslutning vedrørende en
sags afgørelse (beslutningsdokumenter), jf. betænkning nr. 857/1978, side 216.
Bestemmelsen omfatter således beslutningsprotokoller – i modsætning til
voterings- og forhandlingsprotokoller – for kollegiale myndigheder. Er beslutningen
optegnet som en tiltrædelse af en indstilling fra sekretariatet, gælder
retten til aktindsigt også indstillingen i det omfang, det er nødvendigt for at få
532