Betænkning om offentlighedsloven Bind 1 - Borger.dk

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 16
kendskab til beslutningens indhold og begrundelse. Det vil formentlig i praksis
navnlig sige indstillingens konklusion, jf. Vogter, side 187.
3.4. § 6-notater
Efter offentlighedslovens § 8, nr. 2, er dokumenter, der alene indeholder en gengivelse
af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter lovens
§ 6, ligeledes omfattet af retten til aktindsigt. Der henvises til kapitel 13 ovenfor
vedrørende notatpligtens indhold og omfang.
Der kan dog være grund til at fremhæve, at der efter lovens § 6 ikke består
en pligt til at nedfælde de notatpligtige oplysninger i et særskilt dokument. Er
de pågældende oplysninger imidlertid noteret ned i et selvstændigt dokument,
omfattes det af § 8, nr. 2. Er oplysningerne derimod blot noteret i f.eks. et internt
referatark eller i en behandlingsjournal, er oplysningerne ikke omfattet af
§ 8, nr. 2, da bestemmelsen forudsætter, at der foreligger et selvstændigt dokument,
jf. pkt. 3.2 ovenfor. I sådanne tilfælde kan den aktindsigtssøgende i stedet
få aktindsigt i henhold til § 11, der dog kræver, at oplysningerne har ”væsentlig
betydning for sagsforholdet”.
3.5. Undersøgelsesrapporter mv.
Selvstændige dokumenter, som er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe
bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags
faktiske omstændigheder, er ligeledes omfattet af aktindsigtsadgangen uanset
dokumenternes interne karakter, jf. § 8, nr. 3.
I betænkning 857/1978 anfører udvalget bl.a. følgende om bestemmelsen i §
8, nr. 3, jf. a.st., side 217:
”Efter udvalgets opfattelse bør begrænsningen af undtagelsesadgangen for internt
arbejdsmateriale ikke blot gælde dokumenter, der i snævrere forstand udarbejdes
som led i en egentlig bevisoptagelse, men også dokumenter, der i videre
forstand tilsigter at skabe klarhed over omstændigheder af konkret faktisk karakter
med henblik på i givet fald at kunne fremlægges over for udenforstående som
led i sagens behandling.
Som eksempler på dokumenter, der ud fra det angivne synspunkt efter udvalgets
opfattelse ikke længere bør karakteriseres som internt arbejdsmateriale kan
først og fremmest nævnes rapportmateriale mv., der udarbejdes af en myndighed
med henblik på at tilvejebringe klarhed om faktiske forhold, der har eller kan få
533