Betænkning om offentlighedsloven Bind 1 - Borger.dk

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 16
Det følger af det anførte, at et dokument ikke vil blive betragtet som et internt
arbejdsdokument i tilfælde, hvor den pågældende person har udarbejdet
dokumentet i sin egenskab af ansat i den normale ansættelsesmyndighed.
Ombudsmanden har i øvrigt i FOB 2004, side 98, på baggrund af de citerede
synspunkter taget stilling til, om en række dokumenter udarbejdet til brug for
et (selvstændigt) tværministerielt udvalg var udarbejdet af de pågældende personer
som led i varetagelsen af deres medlemskab af udvalget. I denne udtalelse
anføres bl.a. følgende:
”De baggrundsnotater som blev udarbejdet hos de myndigheder som var repræsenteret
i samarbejdet i udvalget, fremstår typisk som almindelige notater
udarbejdet af myndigheden; de er udarbejdet på myndighedens brevpapir med
angivelse af kontor og sagsbehandler. Der er ikke specifikt angivet at de er udarbejdet
i udvalgets regi eller til brug for udvalget. I beslutningsreferaterne er
der eksempelvis anført følgende vedrørende beslutninger om at lade bestemte
notater udarbejde: ’FM [Finansministeriet] udarbejder udkast som sendes til høring
i de øvrige ministerier’ eller ’MSt og EnS [Miljøstyrelsen og Energistyrelsen]
udarbejder fælles notat’ (eksemplerne er fra beslutningsreferatet fra det 2. møde
i udvalget).
Det forekommer mest nærliggende at antage at dokumenter af denne type ikke
blev udarbejdet af medarbejderne hos myndighederne som led i varetagelsen af
deres medlemskab af udvalget.
På den baggrund er det min opfattelse at notaterne ikke kunne anses for interne
arbejdsdokumenter […].”
2.2.5.3. I det omfang et af arbejdsgruppens dokumenter betragtes som et internt
arbejdsdokument, kan der opstå spørgsmål om, i hvilket omfang dokumentet
kan anses for afgivet til udenforstående, navnlig den myndighed som
medlemmet repræsenterer. Er det afgivet, fortaber det sin interne karakter, jf.
pkt. 2.1.3.2 ovenfor.
Det forhold, at arbejdsgruppens interne dokumenter journaliseres i de myndigheder,
hvor arbejdsgruppens medlemmer er ansat, indebærer ikke i sig selv,
at dokumenterne mister deres interne karakter, jf. FOB 1994, side 401. Det er
dog en betingelse, at journalisering sker på sager, der kun er tilgængelige for de
medarbejdere i ansættelsesmyndigheden, der har tilknytning til arbejdsgruppen.
Hvis sagen ikke er forbeholdt disse medarbejdere, anses dokumentet for
afgivet til ansættelsesmyndigheden.
527