Betænkning om offentlighedsloven Bind 1 - Borger.dk

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 6
4.5.2. For at sikre en effektiv og smidig administration af retten til aktindsigt
skal myndighederne sørge for, at dokumenter og datasystemer og oplysningerne
i dem er tilgængelige, anvendelige, beskyttede og integrerede.
Der skal således føres journal over sagerne og datasystemer skal være beskrevet.
Sagsgangen skal tilrettelægges med henblik på mulighederne for at give
aktindsigt. Når nye datasystemer tages i brug eller der forberedes forvaltningsreformer
skal myndigheder redegøre for, hvilke konsekvenser ændringer får for
offentlighedsordningen og vedtage nødvendige foranstaltninger for at betrygge
retten til information. Myndighederne skal endvidere påse, at de ansatte har
den fornødne viden om, hvilke oplysninger og dokumenter der er undergivet
offentlighed samt sørge for, at regler der sigter på at skabe god informationsbehandling
efterleves, jf. § 18, stk. 1.
Med hjemmel i § 18, stk. 2, har statsrådet i en forordning af 19. november
1999 fastsat mere indgående regler om pligten for myndighederne til at
gennemføre god informationshåndtering. I forordningen er der blandt andet
fastsat regler om fysisk og teknisk sikring af dokumenter og oplysninger, journalens
indretning og indholdet af postlisten samt om beskrivelsen af datasystemer.
Ifølge § 7 i forordningen skal journalen og postlisten mv. være tilgængelig
for almenheden i ”myndighedernes journalkontor eller andre steder hvor almenheden
betjenes”.
Der er endvidere pligt for forvaltningen til at lave kommunikationsplaner,
sørge for at offentlige datasystemer kan samarbejde samt deltage i kundeservicesystemer.
4.5.3. Myndighederne har i medfør af lovens § 19 pligt til at udarbejde dokumenter,
af hvilke det fremgår at ny lovgivning er på vej samt at planer, udredninger
og afgørelser vedrørende alment betydningsfulde spørgsmål er under
forberedelse. Der er endvidere pligt til på anmodning at informere om, hvor
langt behandlingen af sådanne sager er kommet, om foreliggende alternativer
samt bedømmelsen af deres konsekvenser samt om borgernes muligheder for
at påvirke sagen, jf. § 19, stk. 2.
4.5.4. Offentlighedsordningen er blevet udbygget med pligter for myndighederne
til på eget initiativ at informere borgerne. Der er således efter § 20 en generel
forpligtelse for myndighederne til at informere om praksis, lave statistik,
beskrive samfundsudviklingen indenfor forvaltningsområdet, lave håndbøger,
informere borgerne om deres rettigheder samt sørge for at almenvigtige doku-
191