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Einführung einer Prozesskostenrechnung bei der Otto Group
hervorgerufen wurde und zudem saisonal
bedingt ist. Bei weiterer Betrachtung wurde
deutlich, dass die bisher manuelle Bearbeitung
dieser Warenrücksendungen auf eine automatische
Verarbeitung umgestellt werden kann.
Der Kunde profitiert mit einer Halbierung des
Preises um 6 € pro Stück deutlich davon.
Reports für die Kunden
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Abb. 9: Kennzahlencockpit eines Kunden zur Rechnungsprüfung Handelsware
Anwendung in der Praxis
Basis für einen kontinuierlichen
Verbesserungsprozess (KVP)
Im Rahmen der Weiterführung der Prozesskostenrechnung
und des Anspruchs, das Produkt-
und Preismodell immer aktuell zu halten,
wurde ein Verfahren etabliert, das zur Aufgabe
hat, neue und sich ändernde Prozesse ständig
aufzunehmen und Auswirkungen auf
die Preisgestaltung zu überprüfen. Dabei
werden neu entstandene Prozesse unverzüglich
in die Prozessmatrix aufgenommen, gemessen
und mit dem entsprechenden Zeitwert versehen.
Anschließend wird überprüft, wie oft dieser
Prozess stattfindet und ob es notwendig
ist, den Aufwand in das neue Preismodell zu
übertragen und weiter zu berechnen. Bei sich
ändernden Prozessen werden ebenfalls neue
Messungen vorgenommen und die Einzelschritte
in die Prozessmatrix übertragen.
Kennzahlen zur operativen Steuerung
des SC LV
Zum Zeitpunkt der Festlegung der neuen Produkte
wurde damit begonnen, das vorhandene,
auf SAP BI abgebildete Kennzahlensystem zu
erweitern, um die Anzahl der Häufigkeit der
neuen Produkte exakt abbilden zu können.
Neben der Abbildung der Werte für das Produktmodell
ist das Controlling-System zudem
in der Lage, Kennzahlen zur internen Steuerung,
z. B. für die Messung von Durchlaufzeiten,
bereitzustellen. Auch ein detaillierter
Aufriss der Einzelbelege, z. B. nach Lieferant,
Belegnummer, Kundenfirma und Einkaufsbereich,
ist problemlos möglich. Neben den
Werten zum Preismodell und zur internen Steuerung,
können auch Kennzahlen bzgl. der Zahlungsmodalitäten
abgerufen werden. So gibt
z. B. die Kennzahl „Skontoquote“ Aufschluss
über erlittenen Skontoverlust. In Einzelaufrissen
kann genau recherchiert werden, wodurch der
Skontoverlust bei der jeweiligen Rechnung
entstanden ist.
Analyse der Produktmengen
Die permanente Analyse der unterschiedlichen
Produkte auf Einzelbelegebene ermöglicht
bereits bei Erstellung der Verrechnung ein
schnelles Erkennen von Ausreißern. So können
signifikante Veränderungen in den Produktmengen
schnell nach Lieferant, Einkaufsbereich
oder Team aufgerissen werden, wodurch die
Ursachen von Abweichungen schnell gefunden
werden können. Anhand dieser Werte lassen
sich Prozessungereimtheiten feststellen und
gegebenenfalls abstellen.
Ein Beispiel dafür: Bei einem einzelnen Kunden
stieg die Anzahl der Warenrücksendungen in
den letzten Perioden um ca. 75 % an. Eine Recherche
auf Einzelbelegebene zeigte, dass dieser
Anstieg nur von einem einzelnen Lieferanten
Für die einzelnen Kunden bietet das Controlling-System
besonders hinsichtlich Aufwandsrecherche
einen erheblichen Vorteil. So können
bestimmte Positionen in unserer Leistungsverrechnung
genauer aufgerissen und analysiert
werden. Es ist möglich, alle Belege mit einem
bestimmten Fehlertyp, z. B. Preisdifferenz, anzuzeigen
und diese nach Lieferant und Art
des Fehlers auszuwerten. Der Kunde hat somit
selber die Möglichkeit, an der Behebung der
Fehler mitzuwirken und beispielsweise Lieferanten
auf die nicht korrekte Rechnungsstellung
hinzuweisen oder gemeinsam Verbesserungsmöglichkeiten
zu erarbeiten.
Schafft es der Kunde, so auf die Lieferanten
einzuwirken, dass fortan mehr „fehlerfreie“
Rechnungen eintreffen, macht sich dies in
seiner nächsten Leistungsverrechnung bemerkbar.
Zusätzlich wird dem Kunden ein Kennzahlencockpit
(siehe Abbildung 9) zur Verfügung gestellt,
in dem unter anderem zu erkennen ist,
wie viele Rechnungen über welchen Eingangsweg
gekommen sind oder wie hoch die Preise
pro Rechnung pro Monat sind. Diese Darstellungen
werden monatlich zur Verfügung
gestellt, jeweils mit dem Rückblick auf den
Vormonat, im Vergleich zum Vorjahr und im
Vergleich zu den Planwerten.
Fortlaufende Analyse der
nicht messbaren Tätigkeiten
Nachdem das neue Produktmodell einige Zeit
angewandt wurde, ließen sich zahlreiche
Rückschlüsse über die „nicht messbaren
Tätigkeiten“ ziehen. Da sämtliche Tätigkeiten
minutiös auf die abgerechneten Produkte
verteilt wurden, muss die Summe aller
verrechneten Produkte multipliziert mit ihrem