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Kunden-Controlling für Ingenieurbüros
Kunden-Controlling für Ingenieurbüros
von Jörn Lueg-Althoff, Michael Georgi und Andreas Hoffjan
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Ingenieurbüros stellen in Deutschland einen
wesentlichen Wirtschaftszweig dar. Ein vielfältiges
Portfolio an Dienstleistungen erfordert
hierbei einerseits ein spezifisches Fachwissen
und andererseits ein betriebswirtschaftliches
Know-how, um in einem kompetitiven Markt
bestehen zu können.
Ein Vergleich der von Ingenieurbüros erbrachten
Dienstleistungen ist aufgrund einer meist
individuellen Bearbeitung der Aufträge schwer
möglich. Dies setzt ein hohes Maß an Vertrauen
zwischen dem Kunden und dem
ausführenden Ingenieurbüro voraus. Die
Neuakquise von Aufträgen und die Entstehung
von langfristigen Kundenbeziehungen erfolgt
vorwiegend durch Empfehlungen bestehender
Kunden. Aus diesem Grund werden effiziente
Kundenbeziehungen neben der fachlichen Expertise
von den Ingenieurbüros als „Schlüssel
zum Erfolg“ 1 angesehen.
Die Fokussierung auf Kundenbeziehungen
als zentrales Element 2 benötigt jedoch ein entsprechend
gestaltetes unternehmerisches
Steuerungssystem. Vor allem die Ausgestaltung
der Unternehmensrechnung ist hiervon
beeinflusst. Einen Bezugsrahmen für die systematische
Steuerung von Kundenbeziehungen
liefert das „Kunden-Controlling“. Ziel ist hierbei,
diejenigen Kunden zu identifizieren, die einen
besonders großen Beitrag zur Unternehmenszielerreichung
leisten oder ein Ausbaupotenzial
aufweisen.
Bisher geprüfte Literatur zu diesem Thema ist
für Ingenieurbüros wenig aufschlussreich, da
keine an ihre Situation angepassten Lösungen
präsentiert werden. Dem möchte dieser Beitrag
Abhilfe leisten. Hierfür wird zunächst auf
die Besonderheiten der Ingenieurbüros in
Deutschland eingegangen. Darauf aufbauend
werden die Ergebnisse einer empirischen Untersuchung
zum Kunden-Controlling in diesen
Institutionen vorgestellt. Danach werden aus
den gewonnenen Informationen Handlungsempfehlungen
zur effizienteren Gestaltung der
Kundenbeziehungen von Ingenieurbüros abgeleitet
und ein abschließendes Fazit gezogen.
Situation der Ingenieurbüros
in Deutschland
Die 93.000 Ingenieurbüros in Deutschland
beschäftigen mehr als 420.000 Menschen
und generieren ca. 42 Mrd. € Umsatz pro
Jahr. Die überwiegende Mehrheit dieser Unternehmen
zählt mit unter 50 Mitarbeitern und unter
10 Mio. € Umsatz zu den Kleinst- oder Kleinunternehmen.
Der durchschnittliche Umsatz
pro Büro betrug im Jahr 2008 459.787 €, wobei
die 258 größten Unternehmen im Durchschnitt
jeweils mehr als 40 Mio. € umsetzten. 3
Die wirtschaftliche Lage von Ingenieurbüros ist
eng an die Konjunktur in der Baubranche gekoppelt.
Der durchschnittliche Gewinn vor
Steuern je Büro weist eine große Streuung auf,
entwickelte sich jedoch insgesamt negativ. Er
betrug 2009 mit 54.430 € nur knapp die Hälfte
des Werts von 2004. Die Umsatzrenditen der
befragten Büros sind im gleichen Betrachtungszeitraum
tendenziell gesunken (von
10,0 % im Jahr 2004 auf 3,4 % im Jahr
2009). 4 Im Rahmen des AHO-Bürokostenvergleichs
von 2009 stellte sich heraus, dass bei
den befragten Ingenieurbüros etwa 45 % der
Honorare von privaten und etwa 49 % von
öffentlichen Auftraggebern stammten. Nur ca.
6 % der Honorare wurden aus Auslandsprojekten
erzielt. Die Zusammensetzung des Kundenstamms
variiert in Abhängigkeit von der
Größe und dem Geschäftsfeld der Büros. 4
Ingenieurbüros bieten Dienstleistungen wie
Planung, Projektmanagement, Beratung
oder Prüfung im gesamten technischen Bereich
an. Die angebotenen Dienstleistungen
sind i. d. R. auftragsspezifisch und müssen individuell
angefertigt werden. Dies macht eine Beurteilung
der Leistungen schwierig. Zuverlässigkeit
ist eine entscheidende Eigenschaft für
den Erfolg von Ingenieurbüros. Da das Produkt
„Planung“ durch schöpferisch-geistige Prozesse
entsteht, ist es kaum möglich, eine
gleichbleibende Qualität der Ergebnisse zu
garantieren. Aufgrund dieser Gesichtspunkte
ist ein Vertrauensverhältnis des Kunden zum
Auftraggeber essenziell. 5
Controlling, internes Projektmanagement
und Büroorganisation haben bislang in vielen
Ingenieurbüros eine untergeordnete
Bedeutung. Dies liegt daran, dass die Bearbeitung
technischer Fragestellungen Hauptaugenmerk
der Ingenieure ist und sie kaufmännische
Themenkomplexe auch aufgrund mangelnder
Ausbildung als eher nachrangig betrachten 6
(vgl. Abbildung 1). Auch spielt die Honorarermittlung
nach Honorarordnung für Architekten
und Ingenieure (HOAI) eine Rolle. Hierdurch soll
den Unternehmen ein Auskommen garantiert
werden, was die Bedeutung des Controlling geringer
erscheinen lässt. In größeren Büros, die
oftmals als Kapitalgesellschaft geführt werden,
besteht die Pflicht, eine Finanzbuchführung
vorzunehmen. Dort ist meistens eine eigene
Finanzbuchhaltung und nicht selten auch eine
Controlling-Abteilung anzutreffen. 7
Die Kosten von Ingenieurbüros beinhalten
größtenteils Personalkosten. Der Anteil
dieser beträgt durchschnittlich 63,7 % der
Gesamtkosten. Als völlig ausreichend für ein
Planungsbüro wird die Vollkostenrechnung
beschrieben. Andere Kostenrechnungssys-