Rechtsfragen in der Beratung - Bundeskonferenz für ...

Datenschutz bei der Anwendung von
Personalcomputern in Erziehungs- und
Familienberatungsstellen
Erziehungs- und Familienberatungsstellen müssen als grundlegende
Voraussetzungen für ihre Arbeit Bedingungen schaffen, die den
Schutz des Privatgeheimnisses der Ratsuchenden sicherstellen.
Nur wenn Offenheit und Vertrauen möglich sind, ist der Aufbau
einer hilfreichen oder auch therapeutischen Beziehung möglich.
Ratsuchende werden sich den Fachleuten in den Beratungsstellen
nur dann mit ihren persönlichen Problemen und deren lebens- bzw.
familiengeschichtlichen Hintergründen anvertrauen, wenn sichergestellt
ist, daß die anvertrauten Privatgeheimnisse nicht verletzt,
sondern sorgfältig geschützt werden.
Über den Schutz von Sozialdaten bzw. personenbezogener
Daten und der Akten in Erziehungs- und Familienberatungsstellen
hat die Bundeskonferenz für Erziehungsberatung bereits mehrere
Hinweise veröffentlicht, die hinreichend über die einzuhaltenden
Bestimmungen informieren.
Der Einsatz von Personalcomputern in Erziehungs- und Familienberatungsstellen
beinhaltet neue Möglichkeiten, Daten zu speichern,
sie auszuwerten und auf engem Raum zusammenzuführen.
Dabei unterliegen die Daten und deren Verarbeitung nicht den
rechtlich und organisatorisch erprobten Schutzmaßnahmen eines
Rechenzentrums, sondern der Anwender ist alleiniger Inhaber von
Daten, Datenträgern, Programmen, Betriebssystemen und Anlage.
Durch diese weitgehend unkontrollierte Nutzung der Datenverarbeitungsanlage
ist der Nutzer der Anlage Auftraggeber und Auftragnehmer
zugleich. Damit erhöht sich das Risiko des (u.U. leichtfertigen
und nicht beabsichtigten) Mißbrauches der Daten (z.B.
sowohl durch Entwendung und/oder Zusammenführung mit anderen
Daten). Es sind daher besonders sorgfältige Maßnahmen zum
Schutz der Daten erforderlich.
In Beratungsstellen können Personalcomputer in unterschiedlichen
Bereichen Anwendung finden:
• in der Textverarbeitung
• in der Datenbankverwaltung
• für wissenschaftliche und statistische Aufgaben, z.B. Jugend-
68
hilfeplanung
• für die Durchführung und Kontrolle von Verwaltungsaufgaben
• für diagnostische Zwecke
• für die Durchführung übender Verfahren.
Der Personalcomputer als Gegenstand des Datenschutzes
in der Erziehungsberatungsstelle
Grundsätzlich ist davon auszugehen, daß in Erziehungs- und
Familienberatungsstellen alle Materialien, die im Zusammenhang
mit Ratsuchenden stehen (auch der Name, die Anschrift, die
Telefonnummer), personenbezogenen und daher zu schützen sind.
Die Zugriffsrisiken auf diese Daten müssen so gering wie möglich
gehalten werden.
In der Beratungsstelle ist der Leiter verantwortlich für den Schutz
und den rechtmäßigen Umgang mit gespeicherten Daten. Wenn mehr
als fünf Personen Zugang zu Sozialdaten (personenbezogenen Daten)
haben, muß ein Datenschutzbeauftragter benannt werden, der für die
regelmäßige Kontrolle der Praxis der Datenverarbeitung zuständig ist.
In jedem Fall muß geprüft werden, ob evtl. über das Bundesdatenschutzgesetz
hinausgehende Länderbestimmungen gelten.
Alle mit der Verarbeitung von Daten betrauten Personen in der
Beratungsstelle müssen vom Leiter bzw. dem Träger oder dem
Datenschutzbeauftragten der Beratungsstelle mit den Bestimmungen
des Datenschutzes vertraut gemacht werden und auf das
Datengeheimnis verpflichtet werden. Diese Verpflichtung muß
schriftlich fixiert und Bestandteil der Personalakte sein.
Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist
nur für den Zeitraum und in dem Umfang gestattet, wie es
ausschließlich zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung notwendig ist.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten muß beim Landesdatenschutzbeauftragten
gemeldet werden.
Dateien sind „gleichartig aufgebaute Sammlungen von Daten,
die nach bestimmten Merkmalen erfaßt und geordnet, nach
anderen bestimmten Merkmalen umgeordnet und ausgewertet
werden“ können, „ungeachtet der dabei angewendeten Verfahren;
nicht hierzu gehören Akten und Aktensammlungen, es sei
denn, daß sie durch automatisierte Verfahren umgeordnet und
ausgewertet werden können“. Für den Berater muß der Begriff des
69