Rechtsfragen in der Beratung - Bundeskonferenz für ...

Fallkonstellationen Interne Organisation
oder der Durchführung von Organisationsuntersuchungen für
die speichernde Stelle erforderlich ist (§ 67c SGB X).
Die Kontrollbefugnis des Dienstherrn beinhaltet auch die Befugnis,
Daten zur Wahrnehmung von Aufsichts-, Kontrollbefugnissen
etc., die für die Beratung erhoben wurden, zu nutzen. Dieses
Nutzungsrecht wird aber eingeschränkt durch das Erforderlichkeitsgebot.
Was zur Kontrolle erforderlich ist, kann nicht abstrakt–
generell, sondern muß in jedem Einzelfall unter Berücksichtigung
des Vertrauensschutzbedürfnisses des Bürgers bestimmt werden.
Was als erforderlich anzusehen ist, ergibt sich aus der die Kontrolle
auslösenden Situation.
Der Dienstherr muß also alle Vorkehrungen zum Schutz der
personenbezogenen Daten des Bürgers treffen. Im Rahmen einer
Arbeitsplatzanalyse reicht es zur Effektivitätskontrolle in bezug auf
Telefonkontakte aus, die Zahl und die Dauer der Gespräche auf der
Grundlage von Arbeitsaufzeichnungen der Fachkräfte festzustellen.
Es ist daher nicht zulässig, die angewählten Rufnummern, die
Adressaten der Telefongespräche oder gar den Inhalt dieser
Gespräche zu kontrollieren.
An Teambesprechungen kann der Vorgesetzte nur dann teilnehmen,
wenn in den Gesprächen über Klienten deren personenbezogene
Daten so anonymisiert vorgetragen werden können, daß es
nicht möglich ist, die Identität des Klienten offen zu legen.
Ähnliche Grundsätze gelten bei Beratungsstellen freier Träger.
Hier beruht der Vertrauensschutz des Klienten auf einem Vertrag
zwischen ihm und dem Träger der Beratungsstelle (Beratungsvertrag).
Der Vertrag hat Haupt- und Nebenpflichten. Grundsätzlich ist
davon auszugehen, daß der freie Träger seinem Klienten Vertrauensschutz
in gleichem Umfang zusichert, wie er ihn hätte, wenn er
eine Beratungsstelle eines öffentlichen Trägers aufsuchen würde.
Die Inhalte der §§ 64 Abs. 1 KJHG sowie 67c Abs. 3 SGB X fließen
somit in die vertragliche Beziehung ein, so daß auch beim freien
Träger ähnliche Grundsätze gelten wie beim öffentlichen Träger.
Der Vertreter eines Trägers ist aus der Perspektive des in
Anspruch nehmenden Bürgers ein Dritter, dem gegenüber der
Berater in vollem Umfang zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.
(7) Der Träger der Beratungsstelle möchte seine Aufgabe der
Dienstaufsicht durch Einblick in die geführten Beratungsdokumen-
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tationen wahrnehmen. Ist dies zulässig?
Dem Träger obliegt die Dienst- und Fachaufsicht, d.h. er stellt
durch Aufsicht sicher, daß seine Fachkräfte die von ihm vorgegebenen
dienstlichen Pflichten einhalten und daß Beratung in einer
Erziehungsberatungsstelle auf der Grundlage der gesetzlichen
Vorschriften des KJHG nach den anerkannten Regeln der Erziehungsberatung
erfolgt. Dienst- und Fachaufsicht sind aber nicht
grenzenlos. Sie werden durch das Vertrauensschutzbedürfnis des
Klienten begrenzt. Insoweit gelten die gleichen Grundsätze, wie im
vorstehenden Fall, auf die hier verwiesen wird (Anonymisierung,
Grundsatz der Erforderlichkeit).
(8) Ein Mitarbeiter der Beratungsstelle bewahrt die Dokumentation
der von ihm geführten Beratungen nicht in der Einrichtung, sondern
grundsätzlich zu Hause auf. Ist dies zulässig?
Der Träger der Einrichtung muß gegenüber dem Klienten sicherstellen,
daß Fachkräfte der Beratungsstelle als „Erfüllungshilfen“ des
Trägers im Sinne § 278 BGB gegenüber dem Klienten alle dem Träger
obliegenden Pflichten erfüllen. Der Träger hat Vorkehrungen zu
treffen, die sicherstellen, daß Aufzeichnungen über Beratungen
Unbefugten nicht zugänglich sind (§ 35 Abs. 1 SGB I). Dazu gehört,
sie an einem sicheren Ort verschlossen aufzubewahren. Dieser Ort ist
grundsätzlich der Arbeitsplatz des Mitarbeiters oder ein anderer vom
Träger angegebener Ort, weil nur diese Orte innerhalb der vom Träger
beherrschbaren Sphäre liegen. Damit scheidet die Aufbewahrung der
Beratungsdokumentation in der Privatsphäre der Fachkraft aus.
(9) Ein Mitarbeiter erkrankt. Ist ein anderer Mitarbeiter oder der
Leiter der Einrichtung befugt, die Beratungsdokumentation einzusehen,
um die Beratung fortzusetzen?
Die Beratungsdokumentation wird Inhalte enthalten, die hinsichtlich
des Grades der Vertraulichkeit von unterschiedlichem
Gewicht sind. Auf keinen Fall ist jedoch auszuschließen, daß sie
Daten enthält, die sowohl im Sinne von § 203 StGB als auch von
§ 65 KJHG nur dem erkrankten Mitarbeiter anvertraut wurden. Aus
diesem Grunde ist es notwendig, vor der Einblicknahme in die
Dokumentation die Zustimmung des Bürgers einzuholen.
(10) Eine Beratungsstelle des öffentlichen Trägers ist im Sozialrat-
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