Rechtsfragen in der Beratung - Bundeskonferenz für ...

Der Hessische Datenschutzbeauftragte Konsequenzen des § 65 SGB VIII für kommunale Erziehungsberatungsstellen
Daher ist die Organisation der Beratung so zu gestalten, daß
einerseits dem Klienten bewußt wird, wer welche Informationen
bekommen kann, und andererseits auch nur im wirklich erforderlichen
Umfang personenbezogene Informationen zur Organisation
der Beratungsstelle verwendet werden. Über die Strukturen der
Beratungsstelle, aber auch über notwendige Kontakte mit anderen
Teilen der Verwaltung muß der Bürger informiert werden. Nur dann
kann er eine Vorstellung davon entwickeln, wie mit seinen
Informationen umgegangen wird.
6.3.4 Zur inneren Organisation der Beratungsstellen
Die eigentliche Beratung ist eine persönliche Hilfe, die von einer
Person und nicht von einer Organisation geleistet wird. Soweit aus
fachlichen Gründen ein Austausch über den Inhalt oder die
Umstände einer Beratung stattfinden soll, muß der Klient darüber
informiert sein. Sieht das Konzept der Beratungsstelle vor, daß in
der Regel die Behandlung bzw. die Beratung durch ein Team erfolgt,
ist der Betroffene vorab darüber zu informieren. Danach kann ein
Austausch im Team stattfinden. Dient der Austausch im Team
jedoch im wesentlichen der Reflexion des eigenen Verhaltens des
Beraters, dem fachlichen Meinungsaustausch oder findet eine
Supervision ggf. auch mit Außenstehenden statt, ist dies in aller
Regel nur in anonymisierter Form zulässig.
Von der Organisation der konkreten Beratungsstelle hängt es
auch ab, ob der Leiter einer Beratungsstelle, der hauptsächlich
Verwaltungsaufgaben wahrnimmt, noch zum Team dieser Beratungsstelle
gehört. Zum Team gehört in aller Regel nicht ein
Abteilungsleiter innerhalb des Jugendamtes, der nicht in die
konkrete Beratungstätigkeit integriert ist. Unerheblich ist insoweit,
welche beruflichen Qualifikationen dieser Abteilungsleiter hat. Eine
Durchbrechung der Schweigepflicht i.S.d. § 65 SGB VIII findet
nämlich auch dann statt, wenn der Empfänger selbst einer entsprechenden
beruflichen Schweigepflicht unterliegt.
Bei der Organisation der Abläufe in der Beratungsstelle sowie
der Aktenführung ist entsprechend zu verfahren. Zu trennen ist
zwischen den Unterlagen und Informationen, die für die reine
Organisation notwendig sind, und den Unterlagen, die sich auf die
Inhalte der Beratung beziehen.
Zur Organisation gehören u.a. Termine, zuständiger Betreuer,
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soweit notwendig Vertretungsregelungen, unter bestimmten Voraussetzungen
auch Daten zur Abrechnung besonderer Sachverhalte.
Auch diese Informationen sind zwar vom Bereich der Schweigepflicht
und dem besonderen Vertrauensschutz umfaßt; eine Mitteilung
an die Mitarbeiter, die für die organisatorische Abwicklung
zuständig sind, ist jedoch zulässig. Der Klient läßt sich auf die
Beratung in dieser Beratungsstelle mit der vorgegebenen Organisationsstruktur
ein, damit erklärt er auch seine Zustimmung zur
Datenweitergabe für diese Zwecke im notwendigen Umfang.
6.3.4.1 Terminkalender
Manche Beratungsstellen führen Anmeldebücher. Dort werden
Namen, Telefonnummern, Datum der telefonischen Anmeldung
sowie Datum und Berater des Erstgesprächs eingetragen. Dies soll
der internen Kontrolle dienen, ob und mit wem ein erstes Beratungsgespräch
stattgefunden hat. Dies hilft u.a. bei Auskünften, die
aufgrund telefonischer Nachfrage an die Klienten zu geben sind,
etwa zu vereinbarten Terminen u.ä. Auf diese Weise läßt sich auch
feststellen, wer für den Betroffenen Ansprechperson in der Beratungsstelle
ist. Allerdings ist darauf zu achten, daß diese Terminbücher
nicht unbegrenzt aufbewahrt werden dürfen. (...)
6.3.4.3 Aktenführung durch die Berater
Die Unterlagen, die zur Organisation der Beratungsstelle, sowie die
Informationen, die im Rahmen der Mitwirkungspflichten notwendig
sind, sind strikt zu trennen von allen Unterlagen, die der Berater für
sich als Hilfe im Beratungsprozeß erstellt. Die Aufzeichnungen, die
sich der einzelne Berater über Abläufe und Entwicklungen des
Beratungsprozesses macht, dürfen nur ihm zugänglich sein. Dazu
ist es notwendig, daß ihm die Beratungsstelle eine Gelegenheit
gibt, solche Unterlagen so aufzubewahren, daß sie vor dem Zugriff
anderer Personen geschützt sind. Diese Beratungsunterlagen sind
nicht ohne ausdrückliche Zustimmung des Betroffenen anderen
Beratern, etwa im Vertretungsfall, zugänglich. Sie müssen deutlich
kürzer als sonstige Verwaltungsunterlagen aufbewahrt und dürfen
nicht mit diesen vermischt werden.
6.3.5 Fachliche Beratung der Mitarbeiter
Die Mitarbeiter müssen aus der Schweigepflicht auch Konsequen-
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