Rechtsfragen in der Beratung - Bundeskonferenz für ...

Allgemeine Grundlagen Datenschutz bei der Anwendung von Personalcomputern
Auswertens und Umordnens besonders weit gefaßt werden und
auch auf (aktenähnliche) Textdateien angewandt werden. (Durch
Suchprogramme in der Textverarbeitung ist es ohne Schwierigkeiten
möglich, schnell gezielte Angaben zu erhalten).
Alle in Dateien erfaßten Personen müssen über die Speicherung
informiert sein. Auf Verlangen ist Einsicht in den Inhalt zu geben
(bei Textdateien vgl. Aktenführung in Erziehungsberatungsstellen,
in diesem Band, S. 57ff.); der Inhalt ist ggf. zu berichtigen, zu
sperren oder zu löschen.
Die Verarbeitung der Daten muß ausschließlich in den Räumen
der Beratungsstelle stattfinden und darf nur durch legitimierte
Mitarbeiter der Beratungsstelle erfolgen. In allen anderen Fällen
müssen Bestimmungen der Datenverarbeitung im Auftrag oder bei
genehmigten datenschutzrechtlich geprüften Forschungsvorhaben
für wissenschaftliche Zwecke eingehalten werden.
Als mögliche Maßnahmen zum Datenschutz in Beratungsstellen
werden empfohlen:
Maßnahmen zur Sicherung der ordnungsgemäßen und statthaften
Verwendung der Anlage
• Vor dem Einsatz von Computern Ablauf- und Organisationspläne
erstellen und die Aufgaben der Datenerfassung und -bearbeitung
genau umschreiben. Jede Erweiterung und Abweichung von
diesem Plan bedarf der ausdrücklichen Zustimmung (Vermeidung
unberechtigten Zusammenführens von Daten).
• Vor der Bearbeitung jeder Aufgabe Abwägung, ob das Risiko,
das mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden
ist, den Einsatz und die Arbeitserleichterung durch den PC
rechtfertigt.
• Bei der Auswertung personenbezogener Daten Festlegung der
autorisierten auswertenden Personen, die mit diesen Daten
umgehen; Sicherstellung, daß nur kumulierte (nicht personenbezogene!)
Daten zur Veröffentlichung gelangen.
• Nur solche Aufgaben mit Hilfe der Datenverarbeitung lösen, die
in unmittelbarem Zusammenhang mit den Angeboten für den
Ratsuchenden stehen oder die für die unmittelbare Erfüllung der
Aufgaben der Stelle erforderlich sind!
• Festlegung und Katalogisierung der zugelassenen Software,
Verbot privater und nicht katalogisierter Software.
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Maßnahmen zur rechtmäßigen Benutzung der Anlage und
Sicherung der Daten
• Keine Anbindung an externe Vernetzungssysteme bei der Bearbeitung
personenbezogener Daten
• Mechanischer Verschluß der Anlage oder Zugangssperre durch
Codeschluß
• Festlegung und Kontrolle der zur Benutzung des Personalcomputers
berechtigten Personen
• Festlegung, auf welchen Anlagen welche Software und welche
Aufgaben gelöst werden
• Passwortkontrolle für Benutzer
• Verschluß der Datenträger (in Stahlschränken, in Metallschreibtischen
mit Sicherheitsfächern)
Maßnahmen beim Einsatz von Festplatten
Besondere Maßnahmen zur Zugriffskontrolle sind bei der Verwendung
von Festplatten erforderlich, da hier die Daten ständig
abrufbar sind z.B.:
• Anonymisierung der Dateien auf Festplatten durch extern auf
Disketten lagerbare Codes oder gesplittete Daten
• Zugangspasswörter für Benutzer
• Sichern der Datei auf externen Datenträgern und anschließendes
Löschen und Überschreiben auf der Festplatte
• Benutzung spezieller selbstprotokollierender Systeme mit Zugangsschutz
Weitere Maßnahmen zum Schutz von Daten und Auswertung
• Verschlüsselung von Daten
• Löschen bzw. Vernichtung nicht mehr benötigter Daten, Datenträger,
Ausdrucke
• Beschränkung der Anzahl von Kopien der Datenträger und
(systemgesteuerte) Buchführung darüber (Kopie nur mit Zustimmung
des Leiters; Vereinbarungen, wann die Daten gelöscht
werden)
• Softwareschutz durch besondere selbstprotokollierende Archivierungssysteme,
so daß alle Aktivitäten der Anlage nachprüfbar sind
• Sicherung der Anlaufpunkte in Programmen
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