Strumenti di ricerca per gli archivi fra editoria ... - Trentino Cultura

Stefania Franzoi
operatori mediante corsi di addestramento della durata di circa 20 ore, la
redazione e l’aggiornamento del manuale-guida all’uso del sistema 6 , l’organizzazione
di seminari e incontri di approfondimento, la messa a disposizione
di un’“area di collaborazione virtuale” dotata di forum e bacheca elettronica.
L’attività a posteriori si concretizza essenzialmente nella revisione e nella validazione
dei dati, che in questo caso, fatta eccezione per la pubblicazione sul
web, non è centralizzata, ma è delegata ai referenti individuati in ogni istituto
(i cosiddetti coordinatori), ai quali spetta la responsabilità dei progetti promossi.
Nel definire l’impianto generale (dal modello dei dati e delle relazioni,
ai tracciati descrittivi, alle funzioni) hanno fatto da guida gli standard internazionali
ai quali si sono affiancati autorevoli esempi di sistemi archivistici 7 ,
non disgiunti da esigenze specifiche maturate dalla Soprintendenza nell’ambito
di un’esperienza trentennale di lavori archivistici. Perciò, nel contesto
dei principi della descrizione plurilivellare 8 , i tracciati descrittivi delle schede
fondamentali sono desunti integralmente dalle norme internazionali 9 , con la
sporadica aggiunta di ulteriori elementi informativi.
Perseguendo il requisito della modularità della descrizione, si sono adottati
accorgimenti tali da permettere l’adozione di livelli di analiticità di volta
in volta adeguati al tipo di intervento progettato: in tutte le schede è assai ridotto
il numero di campi da inserire obbligatoriamente e, nel caso dell’unità,
nella sequenza dei campi standard si innestano schede-espansione aggiuntive
per specifiche tipologie documentarie 10 . Nell’ottica di garantire massima flessibilità
d’uso, il sistema AsT permette anche di inserire nelle normali schede
descrittive dati relativi a censimenti di archivi, che vengono comunque
evidenziati rispetto ai dati inventariali grazie a una specifica connotazione
cromatica.
Un concetto chiave del sistema AsT è l’apertura all’interscambio dei dati,
inteso sia come dialogo con altri sistemi informativi archivistici, di livello
tanto locale 11 quanto nazionale 12 , sia come integrazione in ambito territoriale
con le banche dati dei beni culturali disponibili nel più ampio sistema informativo
trentino della cultura 13 .
Poiché il sistema AsT è innanzitutto un supporto informatico al lavoro
di ordinamento e inventariazione, oltre che uno strumento per la cumulazione,
la ricerca e la consultazione dei dati, grande attenzione è stata dedicata
all’aspetto funzionale, ovvero alla creazione di meccanismi, in parte
innovativi, in grado di facilitare operazioni di frequente esecuzione, quali
ordinamenti di schede, importazione di inventari pregressi, ricerche, colle-
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