Untitled - Jabatan Audit Negara

Buku Vot tersebut. Bagaimanapun, ruangan tandatangan pegawaitidak dicatat. Catatan mengenai tanggungan juga tidak dibuat bagisetiap Pesanan Pembelian dan Perintah Kerja Am yang dikeluarkankepada kontraktor atau pembekal. Maklumat tanggungan yang adapatut dicatat untuk mengetahui baki sebenar peruntukan pada sesuatumasa.81.3.3 Penyesuaian PerbelanjaanSemakan Audit mendapati Penyata Penyesuaian Perbelanjaan tidakpernah dibuat. Ini adalah disebabkan pegawai berkenaan tidak diberipanduan untuk menjalankan penyesuaian rekod Majlis dengan penyatabank.81.3.4 Kawalan Borang PerolehanBagi tempoh Januari 2001 hingga Ogos 2002, Majlis telahmenggunakan 3 buku Pesanan Pembelian dan 5 buku Perintah KerjaAm. Pemeriksaan Audit mendapati Pesanan Pembelian dan PerintahKerja Am telah direkodkan dalam Daftar Kaunterfoil. Bagaimanapun,daftar tersebut tidak direkod dengan kemas kini kerana tarikhmenyediakan serta ruangan tandatangan pegawai yang mengawalPesanan Pembelian dan Perintah Kerja Am dan pegawai yangmeminta buku berkenaan tidak diisi. Selain itu pengeluaran PesananPembelian juga tidak mengikut siri.Pemeriksaan Audit juga mendapati beberapa Pesanan Pembelianyang salinan asalnya telah ditandatangani oleh pegawai yangbertanggungjawab tetapi tidak mempunyai sebarang catatanberhubung pesanan yang dilakukan. Adalah didapati juga beberapaPesanan Pembelian yang telah dicatatkan butiran mengenai pesanantetapi tandatangan oleh pegawai yang meluluskannya dan tandatanganpenerima tidak diperolehi. Dengan demikian, pihak Audit tidak dapatmengesahkan sama ada pembayarannya telah dilaksanakan ataupunsebaliknya.296