Version 2.41 Nutzerhandbuch - knowledgetools.de

Sie können zusätzlich Daten aus den Stammdatenfeldern aufnehmen. Dies bietet sich
z.B. an, wenn Sie die Kontaktdaten aus einer Akte als Empfängerdaten in einen Brief
übernehmen möchten. Um Daten aus den Stammdatenfeldern in das Dokument mit
aufzunehmen, führen Sie die eben dargestellten Schritte 1-4 aus und gehen Sie
zusätzlich so vor:
1. Klicken Sie im Dokument auf die Stelle, an der Sie Daten aus einem
Stammdatenfeld einfügen möchten.
2. Öffnen Sie das Menü „Einfügen“ und klicken Sie auf den Befehl „Feld“.
3. Wählen Sie aus der Liste „Feldnamen“ den Eintrag „MergeField“ aus (siehe
Abbildung unten).
4. Geben Sie nun in das Eingabefeld „Feldname“ ein: kt[Stammdatenfeldname]. Für
Stammdatenfeldname geben Sie den Namen des Stammdatenfeldes ein, aus dem
Daten übernommen werden sollen.
5. Klicken Sie auf [OK].
6. Sie können nun weitere solcher Platzhalter einfügen, indem Sie die Schritte 1-5
wiederholen.
7. Speichern Sie abschließend die Layoutvorlage als Word-Dokument (Endung
„.doc“) unter einem beliebigen Namen.
HINWEIS: Beachten Sie, dass Sie Stammdatenfelder alternativ auch in die
Textbausteine einbinden können.
Die so erzeugte Layoutvorlage muss in einem weiteren Schritt zu einer Vorgangsvorlage
hinzugefügt werden.
11.4. Anlegen von Vorgangsvorlagen
Vorgangsvorlagen sind die Grundlage für das Erzeugen von Vorgängen (und
Dokumenten) bei Nutzung des Aktenmoduls.
Zur Erstellung eines Vorgangs und eines darauf basierenden Dokuments benötigt ein
Anwender folgende Informationen:
• In welchem Baum soll der Vorgang erstellt werden?
• An welcher Stelle des Baums soll mit der Erstellung des Vorgangs begonnen
werden?
• Welche Layoutvorlage soll zur Erstellung des auf dem Vorgang basierenden
Dokuments verwendet werden?
• Welche Daten sollen gegebenenfalls aus Stammdaten der zugehörigen Akte
verwendet werden?
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