Version 2.41 Nutzerhandbuch - knowledgetools.de
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11.7. Mit Akten arbeiten<br />
Akten enthalten Vorgänge, Dateien und Dokumente, die aus Vorgängen heraus generiert<br />
wor<strong>de</strong>n sind. Außer<strong>de</strong>m können Akten über Stammdatenfel<strong>de</strong>r wie z.B. Kontaktdaten<br />
verfügen. Auf diese Weise können Sie Akten Kun<strong>de</strong>n o<strong>de</strong>r Projekten zuordnen.<br />
11.7.1. Neue Akten anlegen<br />
1. Klicken Sie auf <strong>de</strong>n Tab „Akten“.<br />
2. Klicken Sie auf [Neue Akte anlegen]. Darauf hin erscheint das Fenster "Neue<br />
Akte".<br />
3. Geben Sie in das Eingabefeld "Aktenname" einen Namen für die neue Akte ein.<br />
Verwen<strong>de</strong>n Sie einen ein<strong>de</strong>utigen Namen, um die Akte zu einem späteren<br />
Zeitpunkt leicht wie<strong>de</strong>r fin<strong>de</strong>n zu können.<br />
4. Falls Ihr Server so konfiguriert ist, dass Akten über Stammdaten wie z.B. Name,<br />
Anschrift usw. verfügen können, wer<strong>de</strong>n Ihnen weitere entsprechend benannte<br />
Eingabefel<strong>de</strong>r angezeigt. Füllen Sie diese Eingabefel<strong>de</strong>r ebenfalls aus.<br />
5. Klicken Sie abschließend unten auf die Schaltfläche [Anlegen] - die neue Akte wird<br />
nun erzeugt.<br />
HINWEIS: Beachten Sie, dass neue Akten sofort für alle Nutzer auf Ihrem Server sicht-<br />
und nutzbar sind, d.h. alle Nutzer können <strong>de</strong>n Namen und die Stammdaten einer Akte<br />
einsehen und än<strong>de</strong>rn. Der Inhalt <strong>de</strong>r Akten (Vorgänge, Dateien usw.) ist für an<strong>de</strong>re<br />
Nutzer jedoch nicht sichtbar.<br />
11.7.2. Vorhan<strong>de</strong>ne Akten durchsuchen<br />
Sie können Akten nach Ihrem Namen, <strong>de</strong>m Datum <strong>de</strong>r Erstellung und <strong>de</strong>m Namen <strong>de</strong>s<br />
Nutzers durchsuchen, <strong>de</strong>r die Akte erstellt hat. Wenn Ihr Server so konfiguriert ist, dass<br />
die Akten über Stammdatenfel<strong>de</strong>r verfügen, können Sie außer<strong>de</strong>m auch nach <strong>de</strong>n<br />
Inhalten <strong>de</strong>r Stammdatenfel<strong>de</strong>r, also z.B. nach einer bestimmten Telefonnummer suchen.<br />
1. Klicken Sie auf <strong>de</strong>n Tab „Akten“.<br />
2. Klicken Sie auf "Akten durchsuchen", um das Suchfenster zu öffnen.<br />
Wenn Sie eine Akte anhand ihres Namens suchen möchten, geben Sie diesen in<br />
das Eingabefeld "Suchbegriff" ein und klicken Sie auf <strong>de</strong>n Auswahlbutton „Suche<br />
in Dateinamen“.<br />
Wenn Sie nach <strong>de</strong>m Nutzer suchen möchten, <strong>de</strong>r die Akte erstellt hat, geben Sie<br />
<strong>de</strong>n Namen in das Eingabefeld "Suchbegriff" ein und klicken Sie auf <strong>de</strong>n<br />
Auswahlbutton „Suche nach Ersteller“.<br />
Wenn Sie die Akte über das Erstellungsdatum suchen möchten, klicken Sie<br />
zunächst auf <strong>de</strong>n Auswahlbutton "Suche nach Datum" und wählen Sie dann mit<br />
LOGOS Server <strong>2.41</strong> – <strong>Nutzerhandbuch</strong> © knowledgeTools International GmbH 2008 152
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