Hilfe Topal Solutions - OfficePrinz.ch

Benutzerverwaltung
Sie sich wieder beim Topal-Server anmelden. Ansonsten läuft das Programm nur noch im
Demo-Modus. Die Lizenz wird bei erneuter Anmeldung am Topal Server automatisch erneut
auf Ihren PC übertragen und ist wiederum drei Monate gültig. Auskunft über die Anzahl der
mobilen Benutzer einer Topal-Installation gibt Ihnen das Menü Fragezeichen. Dort finden
Sie im Untermenü Lizenzierung den Punkt Mobile Benutzer, wo bei den entsprechenden
Benutzern der Computername und der Installationscode der mobilen Installation angegeben
ist. Wenn man nicht mehr lokal arbeiten möchte, sondern seine Lizenz wieder zurück auf die
Netzwerk-Installation übertragen möchte, muss im Netzwerk die Registrierung als mobiler
Benutzer aufgehoben werden. Dazu findet sich ein Befehl rechts aussen in der Liste der
mobilen Benutzer. Anschliessend kann sich der mobile Benutzer erneut anmelden.
1.1.2. Register "Gruppen"
Benutzergruppen vereinfachen die Vergaben von Rechten an einzelne Benutzer. Damit Sie
nicht bei jedem neuen Benutzer alle Rechte einzeln zuweisen müssen, können Sie Gruppen
definieren, für die ein bestimmtes Set von Rechten gültig ist, beispielsweise eine Gruppe für
Administratoren, die alle Funktionen nutzen dürfen, ein Recht für Debitoren- und Kreditorenbuchhalter,
ein Set für Hauptbuchhalter oder ein Set für Anwender, die keine Konten ändern
oder anlegen sollen. Beim Anlegen eines neuen Benutzers, wählen Sie aus, welche Rechtegruppe
für diesen Benutzer bei den einzelnen Mandanten gelten soll. Im Register "Gruppen"
können Sie neue Benutzergruppen erfassen. Alle bestehenden Gruppen werden im Listenfeld
Name aufgelistet. Mit dem Button Gruppenrechte gelangen Sie in einen Dialog, der die einzelnen
Bereiche von Topal in einer Baumstruktur auflistet.
Nach dem Anlegen einer neuen Gruppe sind zunächst alle Rechte aktiviert. Sie müssen also
nur entscheiden, was für diese Benutzergruppe nicht zugänglich sein soll. Dabei gibt es zwei
mögliche Vorgehensweise: Sie sperren ganze Module, beispielsweise den Bereich "Debitoren",
so dass Benutzer dieser Gruppe in allen Mandanten keinen Zugriff auf die Debitorendaten
haben, oder Sie entfernen die Rechte auf Mandanten-Ebene, wobei sie für jeden einzelnen
Arbeitsbereich von Topal differenziert entscheiden können, ob Benutzer Daten auswählen,
neu erstellen, ändern oder löschen dürfen.
1.1.3. Register "Firmenlizenzen"
Die Funktion der Firmenlizenzen ist eine zukunftsweisende Alternative zum Datenaustausch
mittels Import-Export zwischen Treuhänder und Mandant. Der Treuhänder kann auf seinem
Server die Daten des Mandanten verwalten, und der Mandant greift von extern, beispielsweise
über eine VPN-Verbindung (Virtual Private Network) unter Verwendung seiner eigenen Client-
Lizenz auf den Server des Mandanten zu. Selbstverständlich kann er dabei nur die Topal-
Funktionen, die in seiner eigenen Lizenz freigeschaltet sind, nutzen.
Für alle Mandanten, mit denen Sie als Treuhänder auf diese Weise zusammenarbeiten, legen
Sie im Register "Firmenlizenzen" einen neuen Eintrag an.
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