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Debitoren
1.1.1.11. Speichern und abgrenzen
Die Funktion Speichern und abgrenzen, die Sie in der Kopfleiste des Fensters finden,
erleichert das Anlegen von transitorischen Buchungen bereits während des Erfassens einer
Rechnung, die sich auf einen bestimmten Zeitraum bezieht. Das Menü enthält die beiden
Positionen Einfache transitorische Abgrenzung und Periodenabgrenzung. Beide werden
erst verfügbar, wenn eine Rechnung vollständig erfasst ist, so dass der Beleg gespeichert
werden könnte.
Die einfache transitorische Abgrenzung können Sie vornehmen, um den Gesamtbetrag der
Rechnung oder einen Teilbetrag als transitorischen Posten zum Stichtag einer Auswertung
zu verbuchen. In der Regel wird diese Funktion für Kreditorenposten verwendet, aber es
kann auch für Debitoren entsprechende Fälle geben. Angenommen, ein Kunde hat von Ihnen
ein Gerät gemietet, für das er halbjährlich einen Mietzins entrichtet, und zwar jeweils im
Voraus für das folgende Halbjahr. Mitte Mai hat er die Miete für das zweite Halbjahr überwiesen,
und diese Summe soll noch nicht in der Erfolgsrechnung für das erste Halbjahr aufgenommen
werden. In diesem Fall gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie nach dem Erfassen der Rechnung den Befehl Einfache transitorische
Abgrenzung aus dem Menü Speichern und abgrenzen.
2. Wenn Sie den Vorgang das erste Mal durchführen, versehen Sie die Buchung mit einer
speziellen Beleggruppe, z.B. „T“, damit Sie solche Buchungen später filtern können.
Topal merkt sich die verwendete Beleggruppe und wird sie beim nächsten "Speichern
und abgrenzen" wieder vorschlagen.
In dem folgenden Dialog ist die Abgrenzungsbuchung bereits vorbereitet: Die Buchung
an das Konto "transitorische Passiven" im Haben und die Buchung an das Ertragskonto
im Soll. Als Datum für diese transitorische Buchung schlägt das Programm den letzten
Tag des aktuellen Monats vor.
3. Speichern Sie den Beleg.
Mehr brauchen Sie in diesem Beispiel nicht zu tun. Das Konto für die transitorischen Passiven
wird in der Regel aus vorigen Abgrenzungsbuchungen übernommen, und sollte noch keines
vorhanden sein, aus den Standardvorgaben, die Sie aus dem Menü Mandant links oben in
der Kopfleiste aufrufen.
Wenn Sie die Funktion der automatischen Rückbuchungen nutzen, empfiehlt es sich, allen
transitorischen Buchungen die gleiche Belegnummer zuzuordnen. Selbstverständlich können
Sie auch nur Teilbeträge abgrenzen. Doppelklicken Sie dann auf die vorbereiteten Buchungen,
und ändern Sie den Betrag.
Die Funktion Periodenabgrenzung öffnet das Fenster Automatische Buchungen und bereitet
die soeben erfasste Rechnung gleich als automatische Abgrenzungsbuchung vor. Automatische
Buchungen sind Vorlagen, aus denen Topal zum gewünschten Stichdatum einer Auswertung
transitorische Buchungen generieren kann. Für diese Funktion finden Sie einen
eigenen Bereich im Arbeitsbereich des Hauptbuchs. Die Möglichkeit, die Periodenabgrenzung
im gleichen Zug mit dem Erfassen einer Rechnung vorzunehmen, spart Ihnen Arbeit: Wenn
Sie den Befehl Periodenabgrenzung aus dem Menü Speichern und abgrenzen wählen,
ist die Vorlage für die Automatikbuchung bereits fertig vorbereitet. Sie brauchen nur noch die
Periode einzugeben, auf die sich die Rechnung bezieht.
Neben der Periode müssen die Konten für transitorische Aktiven und Passiven eingetragen
sein. Wenn diese einmal dort angegeben wurden, schlägt das Programm sie immer wieder
vor. Auch im Dialog Standardvorgaben, den Sie aus dem Menü Mandant links oben in der
Kopfleiste aufrufen können, können diese Konten festgelegt werden.
Weitere Informationen zu automatischen Buchungen finden Sie in einem eigenen Hilfekapitel.
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