Hilfe Topal Solutions - OfficePrinz.ch

Hauptbuch
1.2.1.7. Buchungsvorlagen
Buchungsvorlagen sind ein nützliches Werkzeug zur Automatisierung wiederkehrender
Buchungen. Wie Sie mit Buchungsvorlagen arbeiten, ist in einem eigenen Hilfe-Kapitel
beschrieben.
1.2.1.8. Beleggruppe
Die Beleggruppe hat nicht die Aufgabe einer Belegnummer, sondern kann zur Klassifizierung
von Buchungen verwendet werden. Die Beleggruppe erlaubt Ihnen, beliebige Buchungen
zusammenzufassen, so dass sie mit Hilfe der Filterfunktion als Gruppe im Hauptbuch geladen
werden können. Auch in den Auswertungen kann die Beleggruppe als Selektionskriterium
dienen, so dass z.B. nur die Buchungen einer bestimmten Beleggruppe auf einem Kontoauszug
erscheinen, etwa alle Buchungen auf einem Aktivkonto, die für die Beantragung einer
Investitionszulage relevant sind.
1.2.1.9. Nummer
1.2.1.10. Datum
In den Stammdaten definieren Sie Nummernkreise, die Sie mit dem quadratischen Button
am Rand dieses Feldes aufrufen können. Das Programm vergibt dann die jeweils nächste
freie Nummer an den neu zu speichernden Buchungssatz und schlägt nach dem Speichern
erneut die nächste Nummer vor. Möchten Sie beispielsweise die Nummer eines gelöschten
Belegs erneut verwenden, können Sie in den Stammdaten den Nummernkreis auf den
gewünschten Wert zurücksetzen. Da die Nummer automatisch vergeben wird, überspringt
der Cursor das Feld, wenn Sie sich mit der TAB-Taste durch die Felder des Buchungsfensters
bewegen. Sie können die Nummer auch manuell überschreiben. Das Programm weist Sie
aber darauf hin, wenn Sie in diesem Feld eine bereits vergebene Belegnummer eintragen
und setzt automatisch die jeweils nächste freie Nummer ein.
Es steht Ihnen frei, mit wievielen Nummernkreisen Sie arbeiten. Manche Anwender bevorzugen
eine Aufgliederung in Nummernkreise für Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltungs-
Buchungen, andere in Nummernkreise für einzelne Geldkonten. Sie können jedoch die
gesamte Buchhaltung auch in einem einzigen Nummernkreis führen.
Im Datumsfeld finden Sie immer das Datum des zuletzt gespeicherten Buchungssatzes vor.
Wenn Sie das Fenster zum ersten Mal während einer Arbeitssitzung mit Topal öffnen, wird
das Tagesdatum vorgeschlagen. Der Pfeil am rechten Feldrand öffnet die aus dem Windows-
Betriebssystem bekannte Kalenderfunktion. Da beim Buchen häufig nur der Tag geändert
werden muss, werden zunächst nur die beiden Stellen für den Tag markiert, wenn Sie den
Cursor mit TAB in dieses Feld setzen. Sie können die Angabe dann direkt überschreiben
oder mit den Pfeiltasten einen bzw. mehrere Tage vor oder zurückblättern. Die rechte Pfeiltaste
bringt Sie zur Monatsangabe und weiter zum Jahr. Auch indem Sie einen Punkt eintippen,
rücken Sie innerhalb des Datumsfelds eine Position weiter. Pfeiltaste rechts oder Punkt ist
also angebracht, wenn Sie den Tag nur einstellig eintippen und dann weiter zum Monat
rücken möchten. Mit TAB verlassen Sie das Datumsfeld wieder.
Das Datumsfeld kommt Anwendern, die gerne mit der Tastatur arbeiten, sehr entgegen. Alle
gängigen Eingabemethoden für ein Datum wie TTMMJJ, TT.MM.JJ, T.M.JJ oder T>M>JJ
akzeptiert das Datumsfeld, so dass Sie Ihre gewohnte Schreibweise in Topal beibehalten
können.
Topal erlaubt nur Buchungen innerhalb des Geschäftsjahrs; die Eingabe eines ausserhalb
liegenden Datums wird verworfen.
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