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Debitoren
1.1.1.12. Barcode
Über den Dialog Maskeneinstellungen, den Sie aus dem Menü Optionen aufrufen, können
Sie im Eingabemodus "Debitorenrechnung" ein Feld für den Barcode aktivieren. Dies
ermöglicht, sogenannte Document Managerment Systems (DMS) von Drittanbietern an Topal
anzubinden. Das Feld ist auch über die API-Schnittstelle zugänglich. Bitte wenden Sie sich
an den Topal-Support, wenn Sie eine solche Integration wünschen.
1.2. Manuelle Zahlungen
Wer mit dem elektronischen Zahlungsverkehr arbeitet, wird Debitorenzahlungen in der Regel
automatisch im Eingabemodus ESR-Zahlungen einlesen und verbuchen. Aber auch das
manuelle Verbuchen einer Rechnung ist in Topal recht komfortabel: Sobald Sie ein Debitorenkonto
ausgewählt haben, erscheinen die zugehörigen offenen Rechnungen.
Eine weitere komfortable Möglichkeit ist, Zahlungen mit Hilfe des Kontextmenüs zu verbuchen.
Diese Technik empfiehlt sich besonders dann, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen
gleichzeitig bezahlt hat: Sie markieren in der Liste alle Rechnungen des Kunden und wählen
dann aus dem Kontextmenü den Befehl Ausgewählte Rechnung(en) bezahlen. Damit öffnet
sich das Fenster für manuelle Zahlungen und fasst die markierten Rechnungen zu einem
Zahlungsbeleg zusammen. Dieses Vorgehen ist freilich nur möglich, wenn Rechnungen des
gleichen Kunden ausgewählt wurden.
1.2.1. Eingabemodus "Debitorenzahlung" - Fenster "Transaktion bearbeiten"
Die Zahlung einer Rechnung ist von ihrer Struktur her meist die schlichte Buchung Geldkonto
an Debitor, so dass für die Debitorenzahlung viele Felder der anderen Eingabemodi, wie
Steuerschlüssel oder Kostenstelle etc., überflüssig sind. Beim Verbuchen von Zahlungen
braucht man vielmehr Unterstützung bei der Behandlung von Skontobeträgen, bei Teilzahlungen
sowie der Zahlung von mehreren Rechnungen in einem Betrag. Dazu bietet Topal im
unteren Bereich des Fensters verschiedene Funktionen an.
Informationen zu den in anderen Eingabemodi vorhandenen Feldern finden Sie im Kapitel
Einfachbuchung.
1.2.1.1. Konto/Debitoren
Tragen Sie im Feld Konto die Nummer des Geldkontos ein, auf das die Zahlung eingegangen
ist, und im Feld Debitor die Personenkontonummer des Kunden. Die Buttons vor den Feldern,
ein Doppelklick oder der Tastaturbefehl F5 öffnen eine Liste aller Geldkonten bzw. Personenkonten,
so dass Sie darin suchen können, falls Sie die Nummern nicht auswendig kennen.
Anstelle der Personenkontonummer können Sie auch den Kurznamen des Kunden eingeben.
In der Liste des Hauptbuchs sehen Sie, dass anstelle des Personenkontos, das Sie hier
eingeben, ein Debitoren-Sammelkonto verwendet wird. Die Buchung enthält eine Referenz
auf das betreffende Personenkonto, das immer parallel mit dem zugehörigen Sammelkonto
bebucht wird.
1.2.1.2. Liste/Zahlbetrag/Total CHF/Diff.
Sobald eine gültige Debitoren-Kontonummer eingegeben wurde, listet das Programm alle
offenen Rechnungen dieses Kunden in der Liste im mittleren Bereich des Fensters auf. Sie
sehen in der Liste sowohl den Totalbetrag der Rechnung als auch gegebenenfalls Skontobeträge
und den noch offenen Betrag. Um die Liste anzupassen, also Spalten ein- bzw. auszublenden
oder die Sortierordnung zu ändern, stehen Ihnen die Befehle aus dem Menü der
rechten Maustaste zur Verfügung.
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