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Kreditoren
die Buchungsbeträge der einzelnen Positionsbuchungen der Rechnungssumme der ersten
Buchung entsprechen, können Sie die Buchung speichern.
1.1.1.1. Rechnungs-Nr.
Topal vergibt an jede neu erfasste Kreditorenrechnung automatisch eine fortlaufende bis zu
10-stellige Nummer. In einem neuen Mandanten können Sie hier bei der ersten Buchung
eine Startnummer Ihrer Wahl eingeben, das Programm zählt von dieser Nummer an kontinuierlich
weiter. Die Nummer kann in der Buchung geändert werden. Anschliessend wird erneut
von der eingegebenen Zahl an hochgezählt.
1.1.1.2. Freie Rechnungs-Nr.
In diesem Feld können Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten speichern. Es bietet
ausreichend Platz auch für längere alphanumerische Rechnungsnummern.
1.1.1.3. Rechnung/Gutschrift
1.1.1.4. Kreditor
Zur Verbuchung von Gutschriften bietet Ihnen Topal mehrere Möglichkeiten: Entweder geben
Sie den Betrag der ersten Buchung als negativen Betrag ein, dann wird automatisch der
Radio-Button Gutschrift aktiviert und der Betrag zur Verdeutlichung rot eingefärbt. Oder Sie
erfassen alle Daten der ersten Buchung wie gewohnt einschliesslich des positiven Betrags
und wählen erst dann die Einstellung "Gutschrift", die den Betrag automatisch mit einem
negativen Vorzeichen versieht und ebenfalls rot darstellt. Jetzt weiss das Programm, dass
eine Gutschrift erstellt werden soll, und bebucht das Kreditorenkonto im Haben und die folgenden
Buchungen auf den Aufwand- oder Aktivkonten entsprechend im Soll. Der Button
Gutschrift kann auch nachträglich auf eine bereits vollständig erfasste Rechnung mit mehreren
Positionen angewendet werden, dann werden bei allen Teilbuchungen des Belegs Soll
und Haben vertauscht.
Hier tragen Sie die Personenkontonummer des Kreditors ein, von dem Sie die Rechnung
erhalten haben. Alternativ dazu können Sie auch den Kurznamen des Lieferanten eintragen.
Wie bei allen Kontenfeldern öffnet der Button Kreditor, ein Doppelklick auf das Feld oder
der Befehl F5 eine Liste aller Kreditoren-Personenkonten, in der Sie nach dem gewünschten
Konto suchen und es in die Buchung übernehmen können.
Das Kreditorenkonto bringt verschiedene Vorgaben in die Buchung mit, wie die beim Kreditor
gespeicherte Zahlungsbedingung und die Transaktionsmethode. All diese Daten lassen sich
in der einzelnen Buchung ändern.
Wenn Sie sich die Verbuchung einer Kreditoren-Zahlung in der Liste des Hauptbuchs ansehen,
wird anstelle des Personenkontos, das Sie hier eingeben, das zugehörige Kreditoren-Sammelkonto
aus dem Kontenplan der Finanzbuchhaltung verwendet. Die Buchung enthält eine
Referenz auf das betreffende Personenkonto, das immer parallel mit dem Sammelkonto der
Finanzbuchhaltung bebucht wird.
1.1.1.5. Referenznummer
In diesem Feld speichern Sie die Referenznummer auf den Einzahlungsscheinen der Lieferantenrechnungen.
Damit Sie die lange Nummer nicht von Hand abtippen müssen, empfiehlt
sich der Einsatz eines OCR-Beleglesers. Topal ist für die Arbeit mit einem Belegleser eingerichtet.
Sofern ein entsprechendes Gerät angeschlossen ist und Sie sich im Eingabemodus
"Kreditorenrechnung" befinden, wird beim Einlesen der Codierzeile die Referenznummer
automatisch in dieses Feld übernommen. Es ist nicht notwendig, dass sich der Cursor dabei
im Feld Referenznummer befindet.
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