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Debitoren
onsbuchungen der Rechnungssumme der ersten Buchung entsprechen, wird anstelle von
Hinzufügen der Button Speichern aktiv, mit dem Sie die Buchung abschliessen.
1.1.1.1. Rechnungs-Nr.
Topal vergibt an jede neue Rechnung automatisch eine fortlaufende bis zu zehnstellige
Nummer. In einem neuen Mandanten können Sie hier bei der ersten Buchung eine Startnummer
Ihrer Wahl eingeben, das Programm wird von dieser ausgehend kontinuierlich weiterzählen.
Die Nummer einer Rechnung kann bei der Buchung geändert werden, z.B. um die
Nummer einer gelöschten Buchung erneut zu vergeben. Anschliessend wird wieder von der
eingegebenen Zahl an hochgezählt.
1.1.1.2. Freie Rechnungs-Nr.
Dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt werden. Es bietet Platz für eine weitere, in diesem
Fall alphanumerische, längere Rechnungsnummer, die beispielsweise aus einer Auftragsbearbeitung
übernommen wurde oder hier manuell erfasst wird.
1.1.1.3. Rechnung/Gutschrift
1.1.1.4. Debitor
Zur Verbuchung von Gutschriften bietet Ihnen Topal mehrere Möglichkeiten: Entweder geben
Sie den Betrag der ersten Buchung als negativen Betrag ein, dann wird automatisch der
Radio-Button Gutschrift aktiviert und der Betrag zur Verdeutlichung rot eingefärbt. Oder Sie
erfassen alle Daten der ersten Buchung wie gewohnt einschliesslich des positiven Betrags
und wählen erst dann die Einstellung "Gutschrift", die den Betrag automatisch mit einem
negativen Vorzeichen versieht und ebenfalls rot darstellt. Jetzt weiss das Programm, dass
eine Gutschrift erstellt werden soll, und bebucht das Debitorenkonto im Haben und die folgenden
Buchungen auf den Ertragskonten entsprechend im Soll. Der Button Gutschrift kann
auch nachträglich auf eine bereits vollständig erfasste Rechnung mit mehreren Positionen
angewendet werden, dann werden bei allen Teilbuchungen des Belegs Soll und Haben vertauscht.
Hier tragen Sie die Personenkontonummer des Debitors ein, an den die Rechnung ausgestellt
wurde. Alternativ dazu können Sie auch den Kurznamen des Kunden eintippen. Wie bei allen
Kontenfeldern öffnet der Button Debitor, ein Doppelklick auf das Feld oder der Befehl F5
eine Liste aller Debitoren-Personenkonten, so dass Sie nach dem gewünschten Konto suchen
und es in die Buchung übernehmen können. Diese Liste ist mehr als nur eine statische
Auswahlliste. Wenn Sie während des Buchens die Adresse eines Kunden aktualisieren
möchten, brauchen Sie ihn nur in der Liste zu markieren und mit dem Button Eigenschaften
oben in der Kopfleiste das Adressfenster öffnen, um beliebige Änderungen vorzunehmen.
Auch neue Personenkonten können hier erstellt werden.
Das Debitorenkonto bringt verschiedene Vorgaben in die Buchung mit, wie die beim Debitor
gespeicherte Zahlungsbedingung und die Transaktionsmethode. All diese Daten lassen sich
in der einzelnen Buchung ändern.
1.1.1.5. Zahlungsbedingung/Fälligkeit
Die Zahlungsbedingungen selbst definieren Sie in den Stammdaten. Bei jedem Debitoren-
Personenkonto speichern Sie die Zahlungsbedingung, die für diesen Kunden in der Regel
gilt. Beim Buchen kann diese Einstellung für einzelne Rechnungen geändert werden. Entsprechend
der gespeicherten Zahlungsbedingung berechnet das Programm das Fälligkeitsdatum
der Rechnung, das bei Bedarf manuell überschrieben werden kann. In der Navigation finden
Sie unter dem Menüpunkt Debitoren die Funktion "Mahnläufe", mit der Sie Mahnbriefe für
alle fälligen Rechnungen erstellen können.
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