Hilfe Topal Solutions - OfficePrinz.ch

Debitoren
1.4.1. Eingabemodus "ESR-Zahlung" - Fenster "Transaktion bearbeiten"
Mit dem Button ESR-Datei einlesen oben in der Kopfleiste öffnen Sie das Fenster Transaktion
bearbeiten im Modus "ESR"-Zahlung. Hier sind nur einige wenige Mausklicks notwendig,
um die Zahlungen zu verbuchen.
Zunächst geben Sie das Bankkonto an, auf dem die Gutschriften erfolgt sind. Dann rufen Sie
mit dem Button ESR-Datei einlesen einen Dialog auf, in dem Sie die Datei, die Sie von Ihrer
Bank erhalten haben, öffnen. Jetzt erstellt das Programm automatisch die Zahlungsbuchungen,
indem es zwischen den Positionen der ESR-Datei und den offenen Posten in Topal über die
in der ESR-Nummer enthaltene Rechnungsnummer die Zuordnung der Zahlungen zu den
offenen Posten vornimmt.
Nach dem Einlesen erscheinen im mittleren Bereich des Fensters die vorbereiteten
Buchungen. Nun können Sie kontrollieren, ob alle Rechnungsnummern korrekt zugeordnet
wurden, oder entscheiden, einen Skontoabzug eines Kunden trotz überschrittener Frist zu
tolerieren etc. Die Bearbeitung der Buchungen geschieht in den Feldern unterhalb der Liste,
die im Hilfethema Debitorenzahlung ausführlich erklärt sind.
1.4.1.1. ESR-Einstellungen
1.5. Mahnungen
Wenn die ESR-Nummer beim Einbuchen der Rechnungen eingegeben wurde (das dafür
vorgesehene Feld kann im Modus Debitorenrechnung ein- und ausgeblendet werden) oder
aus einem Fakturierungsprogramm importiert wird, wählen Sie in den ESR-Einstellungen die
Option Nach Referenz-Nr. suchen, damit die Positionen der ESR-Datei den Debitorenbuchungen
automatisch zugeordnet werden.
Ansonsten passiert die Zuordnung über die Rechnungsnummer. Sie teilen Topal dann in den
ESR-Einstellungen die Konfiguration Ihrer Referenznummer auf den orangenen Einzahlungsscheinen
mit. Dabei geben Sie an, an welcher Position der ESR-Nummer die Rechnungsnummer
beginnt und wieviele Stellen diese umfasst ebenso wie die Position und Länge der
Adressnummer. Mit diesen Angaben kann beim Einlesen der ESR-Datei eine Beziehung
zwischen den Debitorenrechnungen in Topal und den Zahlungsdaten der Bank hergestellt
werden.
Nach wievielen Tagen eine unbezahlte Rechnung angemahnt werden soll, definieren Sie in
den Stammdaten unter dem Punkt Mahnstufen. Dort lassen sich beliebig viele Mahnstufen
anlegen, indem Sie die Anzahl Tage ab Rechnungsdatum angeben, nach denen die Mahnungen
erstellt werden sollen.
Alle Mahnungen, die Sie unter dem Punkt Debitoren erstelllt haben, bleiben in der Liste
dieses Auswahlbereichs gespeichert, bis sie von Ihnen wieder gelöscht werden. So behalten
Sie immer den Überblick, an welche Kunden welche Briefe geschrieben wurden. Um Mahnbriefe
zu erstellen, wählen Sie den Befehl Neuer Mahnlauf aus der Kopfleiste.
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