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Hauptbuch
1.4.3. Vorlage bearbeiten
Bestehende Buchungsvorlagen lassen sich mit dieser Funktion aus dem Menü Vorlagen
komfortabel nachträglich ändern. Im oberen Bereich des Fensters werden die vorhandenen
Vorlagen pro Buchungsmaske (Einfachbuchung, Sammelbuchung oder Geldkonto-Buchung)
aufgelistet. Wenn Sie hier eine Vorlage auswählen, erscheinen im unteren Bereich des
Fensters unter Ausgewähle Felder/Aktionen alle Felder, die beim Abrufen der Vorlage der
Reihe nach angesprungen werden, sowie alle Werte, die dort eingetragen werden. In der
Spalte Warten sind Felder gekennzeichnet, bei denen die automatische Buchung auf die
Eingabe eines variablen Werts warten soll. Mit den Pfeil-Buttons in der Mitte des Fensters
können Sie einzelne Felder aus der Buchungsvorlage entfernen oder weitere aus der Liste
der vorhandenen Felder ergänzen. Selbstverständlich lassen sich hier auch die gespeicherten
Werte oder die Einstellung "Warten" für einzelne Felder ändern.
Auch die Reihenfolge der Felder in einer Buchungsvorlage lässt sich hier ändern. Dazu verwenden
Sie die Pfeil-Buttons am rechten Rand des Fensters. Sie verschieben ein markiertes
Feld einer Vorlage nach oben oder nach unten. Die Reihenfolge der Felder ist besonders
wichtig, wenn die Vorlage auch eine Eingabe für den MWST-Code enthält oder eine Einstellung
für Soll und Haben bei einer Sammelbuchung. Diese Einstellungen dürfen erst nach der
Angabe der Kontonummer vorgenommen werden, sonst würde das Konto nachträglich seinen
vorgegebenen MWST-Code und seine Soll-Haben-Einstellung in die Buchung mitbringen
und die vorigen Eingaben überschreiben. Achten Sie also darauf, dass in der Vorlage einer
Sammelbuchung die Kontonummer vor dem MWST-Code und der Soll-Haben-Einstellung
steht. Sollten Sie eine Buchungsvorlage nicht mehr benötigen, kann Sie mit dem Befehl
Löschen in diesem Dialog entfernt werden
1.5. Transitorische Rückbuchungen
Topal unterstützt Sie bei der Verbuchung von Rechnungsabgrenzungsposten, indem das
Programm die Rückbuchungen Ihrer transitorischen Buchungen durch eine komfortable
Automatik erledigt. Dazu müssen Sie nur die transitorischen Buchungen, mit denen Sie einen
Aufwand oder Ertrag der richtigen Periode zuordnen, so markieren, dass diese mit einem
Filter als Set geladen werden können, beispielsweise mit dem Kürzel „T“ im Feld Beleggruppe.
Ausserdem solllten alle transitorischen Buchungen zum gleichen Datum erfasst werden – in
der Regel wählt man als Datum den letzten Tag des Geschäftsjahres bzw. der Periode, für
die eine Auswertung erstellt wird. Mit diesen Voraussetzungen ist es sehr einfach, die
Buchungen in der folgenden Periode wieder rückgängig machen zu lassen.
Mit den „Automatischen Buchungen“ ermöglicht Topal eine weitgehende Automatisierung
der Abgrenzungsbuchungen. Diese Funktion ist in einem eigenen Hilfekapitel dokumentiert.
Gehen wir davon aus, Sie haben zum letzten Tag des Geschäftsjahres eine Reihe von transitorischen
Buchungen mit einem Beleggruppenkürzel T erfasst. Das neue Geschäftsjahr
haben Sie bereits eröffnet. Jetzt gehen Sie zurück in das alte Geschäftsjahr und erstellen
einen Filter:
1. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Hauptbuch“.
2. Klicken Sie auf den Button Filter oben in der Kopfleiste, und wählen Sie im Filter-Dialog
aus dem Listenfeld Ansicht die Einstellung "Temporär", damit Sie neue Filterkriterien
eingeben können.
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