Hilfe Topal Solutions - OfficePrinz.ch

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1.4.1. Vorlage aufzeichnen
Sobald Sie den Befehl Vorlage aufzeichnen aus dem Menü Vorlagen wählen, erscheinen in
der Kopfleiste des Fensters die zusätzlichen Buttons Zurücksetzen, Warten und Vorlage
speichern. Ab jetzt zeichnet Topal alle Ihre Aktionen auf, damit sie als Vorlage gespeichert
werden können. Wenn Sie sich währenddessen vertippen und von vorne beginnen möchten,
klicken Sie auf Zurücksetzen, dann beginnt der Aufzeichnungsvorgang aufs Neue. Sollen
bestimmte Felder nicht automatisch ausgefüllt werden, klicken Sie auf Warten, wenn der
Cursor in dem entsprechenden Feld steht. "Warten" erscheint dann orange hinterlegt. Für
das Betragsfeld ist die Warten-Funktion als Standard aktiviert. Ändert sich der Betrag Ihrer
Buchungsvorlage nicht, können Sie den Warten-Modus mit einem Klick deaktivieren. Nachdem
alle Daten der Buchungsvorlage erfasst sind, schliessen Sie die Aufzeichnung mit dem Befehl
Vorlage speichern ab. Sie können der Vorlage nun eine Bezeichnung geben, unter der sie
in dem Listenfeld neben dem Menü Vorlagen im Buchungsfenster angezeigt wird. Um sie
abzurufen, brauchen Sie nur den entsprechenden Eintrag aus diesem Menü zu wählen. Wer
lieber mit der Tastatur arbeitet, springt mit dem Tastaturkürzel CTRL+T in die Liste der
bestehenden Vorlagen, gibt dort die Bezeichnung der gewünschten Vorlage ein und löst sie
mit ENTER aus.
Falls Sie eine Sammelbuchung als Buchungsvorlage gespeichert haben, mag es vorkommen,
dass einzelne Buchungen der Vorlage im konkreten Fall nicht benötigt werden. Dann können
Sie solche Einzelbuchungen mit PAGEDOWN überspringen – Sie tippen diese Taste, wenn
das Porgramm beim Abrufen der Vorlage bei der nicht benötigten Position angekommen ist.
Ebenso können Sie mit PAGEDOWN am Schluss der Buchung weitere Einzelbuchungen
hinzufügen.
1.4.2. Eine Buchungsvorlage für einen Lohnbeleg erstellen
Ein typischer Fall, für den sich das Anlegen einer Buchungsvorlage empfiehlt, ist ein
zusammenfassender Lohnbeleg aus der Lohnbuchhaltung, der monatlich manuell in die
Finanzbuchhaltung übertragen wird. Dafür gehen Sie folgendermassen vor:
1. Öffnen Sie das Fenster Transaktion bearbeiten im Modus Sammelbuchung, und wählen
Sie aus dem Menü Vorlagen den Befehl Vorlage aufzeichnen.
2. Erfassen Sie als erstes beispielsweise die Haben-Buchung an das Übergangskonto
zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung, das sich mit den Zahlungs-Buchungen an die
Mitarbeiter wieder ausgleichen wird.
Da diese Summe höchstwahrscheinlich nicht jeden Monat gleich ist, soll das Programm
beim Aufrufen der Vorlage im Betragsfeld anhalten, deshalb lassen Sie die Option
"Warten" für dieses Feld vorgewählt.
3. Geben Sie den Befehl Hinzufügen, und ergänzen Sie die weiteren Haben-Buchungen
für die AHV-, BVG-, Krankengeld- und sonstigen Beiträge, wobei Sie das Betragsfeld
jeweils leer lassen.
4. Erfassen Sie ebenso die Soll-Buchungen für die Nettolohnsumme und allfällige Spesen.
Wenn der Beleg vollständig erfasst ist, geben Sie den Befehl Speichern.
Sowohl der allgemeine Button Speichern als auch der Befehl Vorlage speichern öffnen
jetzt einen Dialog, in dem Sie der Buchungsvorlage eine Bezeichnung geben können.
Nach dem Speichern wird diese Bezeichnung in das Vorlagen-Listenfeld oben im
Buchungsfenster übernommen, so dass die Vorlage nun von dort mit einem Mausklick oder
mit Hilfe des Tastaturbefehls CTRL+T jederzeit abrufbar ist. In Zukunft brauchen Sie in ihren
Lohnbeleg nur noch die jeweils aktuellen Zahlen aus der Lohnbuchhaltung einzutippen, die
Konten und Texte werden von der Vorlage bereits richtig vorgegeben
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