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Pág. 24 de INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICÍA NACIONAL MC-04 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD REV. 0 MANUAL DEL MEJORAMIENTO CONTINUO HOJA DE VERIFICACIÓN Tabla o formato para recolectar datos históricos u observaciones mientras ocurren los hechos que se quieren analizar. APLICACIÓN: • Se usa para responder la pregunta: ¿Con qué frecuencia ciertos eventos acontecen? • Utilizada para transformar “opiniones” en “datos”. • Reunir datos y organizarlos para un análisis eficiente. • Contar con registros históricos que ayuden a monitorear los cambios en el tiempo. CONSTRUCCIÓN: 1. Definir exactamente cual evento será analizado y cuál es el propósito de la recolección de datos. Identificar los factores más significativos en el problema o área de mejora. Ejemplo: “Errores que producen retraso en la entrega de facturación detallada” 2. Definir sobre el período durante el cual los datos serán recolectados. 3. Diseñar un formulario claro, que resulte fácil su utilización. 4. Recolectar los datos claramente y sobre todo “honestamente”. RECOMENDACIONES: El formulario debe ser claro, asegurándose que estén los títulos claros y exista el espacio adecuado para registrar todos los datos. Se debe asegurar que exista el tiempo suficiente para realizar la tarea de recolectar los datos. Las observaciones/muestras deben ser lo más aleatorias posibles. El universo de observaciones debe ser homogéneo, si no es así, debe ser inicialmente estratificado (agrupado) y cada grupo observado individualmente. Los datos deben ser levantados de cada servicio o producto separadamente sin mezclar la información obtenida.
Pág. 25 de INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICÍA NACIONAL MC-04 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD REV. 0 MANUAL DEL MEJORAMIENTO CONTINUO Se debe diseñar una hoja que contenga información adicional con respecto al nombre del Proyecto, lugar de recolección de los datos, nombre del responsable de la recolección, período de recolección de datos, etc. EJEMPLO: Problema: “Retrasos en la entrega de vehículos Lugar de Recolección: “ Quito” Responsable: GERENTE DE VENTAS Período: Enero – Agosto / 2004 PROBLEM A MES Enero Febrero Marzo TOTAL A III II I 6 B II I I 4 C IIIII III IIIII 13 TOTAL 10 6 7 23
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