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INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICÍA NACIONAL IDO-01 Pág. 2 de 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD REV. 0 INSTRUCTIVO PARA DAR INFORMACIÓN AL PÚBLICO 2. FINALIDAD - Asesorar al público sobre la ubicación de los trámites, horarios de atención y las unidades administrativas respectivas. Emitir disposiciones que permitan unificar los procedimientos de los SERVIDORES que tienen la responsabilidad de dar información al público, para trámites de prestaciones, servicios y necesidades comunicacionales con el personal de las diferentes áreas administrativas del Instituto. La gestión de atención al público no puede reducirse al simple juicio superficial y unilateral del servidor del Instituto, sino que se debe cumplir con las exigencias reglamentarias y legales para la concesión de prestaciones y servicios, ingresos y egresos del público a las dependencias de la entidad. Para alcanzar este propósito, el servidor en el ejercicio de sus responsabilidades, aplicará este instructivo, paso a paso. 3. SECUENCIA DE ACTIVIDADES: 3.1 REQUISITOS PARA LA ATENCIÓN El (la) Recepcionista de Documentos debe: • Poner actitud positiva y paciencia para atender al público. • Saludar en forma cordial y cortés al público. • Identificar el trámite que desea realizar. • Solicitar el documento necesario, según el trámite a realizar. • Ingresar el número de cédula de ciudadanía en el sistema informático. • Asesorar sobre la ubicación del trámite en las diferentes dependencias del Instituto. • Imprimir y entregar el documento, si se trata de Certificados, Confidenciales y Tablas de Amortización. 3.2 INFORMACIÓN SOBRE UBICACIÓN DE UNIDADES Y PERSONAS El (la) Guardia del Instituto debe: • Saludar en forma cordial y cortés al público, ya sea que visite en forma personal o llame al teléfono. • Identificar el motivo de su visita o llamada. • Asesorar si debe ingresar o pasar la llamada a las dependencias del Instituto o debe recurrir a las ventanillas en Planta Baja. 2
INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICÍA NACIONAL IDO-01 Pág. 3 de 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD REV. 0 INSTRUCTIVO PARA DAR INFORMACIÓN AL PÚBLICO • Filtrar a las personas que desean ingresar a las dependencias del Instituto, evitando que pasen vendedores. • Receptar la documentación que llega al Instituto en horario marginal al de trabajo habitual. • Entregar la documentación receptada, en horario marginal, a la Recepcionista de Ventanilla. 3
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