менеджмент в Ð¾Ñ€Ð³Ð°Ð½Ð¸Ð·Ð°Ñ†Ð¸ÑÑ - Практический менеджмент качества

174 Глава 7. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ...применяется данная форма; 2) количество экземпляров, котороенеобходимо заполнить; 3) место, куда рассылаются эти экземпляры;4) лицо, ответственное за заполнение различных разделовбланка, и 5) определения и другая информация, помогающая лицу,пользующемуся этой формой, правильно ее заполнить.Эти указания сами являются своего рода информацией идолжны быть квалифицированно составлены, чтобы можно былоправильно использовать стандартную форму. Кроме того,указания не дадут результатов, если не будут доведены до сведенияпользователей. Когда изменения в налоговом законодательствевызвали чрезмерное увеличение количества налоговыхдеклараций, Налоговое управление вынуждено было разработатьусовершенствованные формы и инструкции, которыебыли бы понятны налогоплательщикам и сообщали бы управлениюсведениия, необходимые для контроля за соблюдениемзакона.Стандартные формы дают преимущества инициатору передаваемойинформации: если человек вновь и вновь пишет постоянноповторяющийся текст, то введение в оборот соответствующегобланка значительно экономит время. Бланки выгоднытакже получателю информации: используя форму, он можетуточнить, какие именно сведения ему нужны в работе. Например,агент по закупкам вынужден вести обширную перепискусо своим снабженцем, чтобы достичь полного взаимопонимания.Используя бланк требований, он может существенно сократитьэту переписку. Налоговый инспектор подобным же образомможет избежать тяжелого бремени, связанного с обменом информациеймежду ним и огромным числом налогоплательщиков.Кроме того, информацию, необходимую для принятия решения,могут заранее отбирать, используя формы, высококвалифицированныеспециалисты, а лица с меньшей подготовкойбудут затем принимать решения.Главный недостаток любой стандартной формы заключаетсяв отсутствии у нее гибкости. Поскольку в ней точно определено,какую информацию и каким образом необходимо передать,то она сообщит и ложную информацию, если материал не соответствуетформе. Любой человек, когда-либо заполнявшийстандартную форму, бывал озадачен "не имеющими ответа"вопросами, которые не соответствуют конкретной ситуации.Какими бы ни были ответы на такие вопросы, они скорее введутв заблуждение, нежели проинформируют. Отсюда разработкаи использование форм, хотя это и важно для построения