менеджмент в Ð¾Ñ€Ð³Ð°Ð½Ð¸Ð·Ð°Ñ†Ð¸ÑÑ - Практический менеджмент качества

198 Глава 8. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ...дят шокирующий, но не становящийся от этого менее типичным,пример подобного рода."Немногие административные учреждения проявили столь сильную решимостьрационализировать организационную структуру и рабочие процедуры, как Управлениепо трудоустройству (УТ). Ранее в УТ был создан отдел процедур, ответственныйза выпуск всех приказов и инструкций. Из этого отдела исходил поток административныхприказов, уведомлений, инструкций, форм и организационных схем.Для того чтобы собрать вместе все эти инструкции с последующими коррективами,сначала потребовалась одна вместительная папка, а затем — две. Не прошло иполутора лет, а сборник документов по служебным процедурам расширился до восемнадцатипапок, но даже в них не умещался весь объем материалов, которые быливыпущены отделом процедур.Ежедневно специальные курьеры из отдела процедур совершали обход примернодвадцати пяти зданий в Вашингтоне, в которых размещалась УТ, разнося самые последниедобавления или коррективы к Сборнику документов. Различные типы инструкцийимели свои ярлыки: административные приказы, административные инструкции,административные уведомления, организационные схемы, инструкции местнымотделениям, инструкции отделам в Вашингтоне, диаграммы, указы федеральной администрации,относящиеся к УТ, постановления Генерального контролера, постановленияминистра юстиции, административная информация, регулирующие документы,рабочие планы, справочники, служебные письма, письма местным отделениям УТ, меморандумывашингтонским отделам УТ.Материалы были столь детализированы, а рубрики столь многочисленны, что отделупроцедур пришлось нанять двух или трех человек на полную зарплату. Они обходиливсе отделы и проверяли находятся ли все материалы в нужных местах. В качествеориентира к Сборнику документов был подготовлен тематический указатель, а позднееиздан дайджест "Сборника документов". Летом 1936 г. была предпринята втораяпопытка издать вместо дайджеста тематический указатель. Директор одного из региональныхотделений признался, что пытался найти смысл в инструкциях, присылаемыхиз Вашингтона, но для этого не нашлось достаточно времени" .Иногда проблемы подобного рода могут быть частично решенывнимательным отношением к сообщениям из источника информациии к их распространению. Но меры по исправлению положения могутбыть приняты и адресатом. Одна из таких мер — поручить несколькимсотрудникам или подразделению "просеивать" всю входящуюинформацию и направлять ее соответствующим адресатам. В военномминистерстве такое "просеивание" является важной функцией отделагенерал-адъютанта. Во многих организациях вся входящая почта, комубы она ни была адресована, вскрывается соответствующей службой,прочитывается и направляется в подразделения.Чтобы уменьшить нагрузку на высших руководителей, информацияможет прежде просматриваться их помощниками, и из всего потока сообщенийотбираться те, которые требуют личного внимания руководителя.В некоторых случаях материалам может быть придана формадайджеста.' Arthur W. Macmahon, John D. Millet, Gladys Ogden. The Administration of FederalWork Relief. Chicago: Public Administration Service, 1941. P. 218.