Betænkning om offentlighedsloven Bind 2 - Justitsministeriet ...

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 22
er påbegyndt at orientere ansøgeren om, at kopieringen kan blive en bekostelig
affære.
I forhold til usædvanlige papirformater eller kopiering af ”utraditionelle”
dokumenter – f.eks. et lydbånd eller film – finder kommissionen, at myndigheden
bør kunne opkræve betaling for at dække de faktiske udgifter, der er
forbundet med at fremstille kopien. Det er imidlertid ikke muligt i forhold til
sådanne kopier at fastsætte præcise regler for, hvilket beløb der i det enkelte
tilfælde kan opkræves. Det afgørende er blot, at myndigheden ikke kan opkræve
mere end de faktiske udgifter, der er forbundet med at fremstille kopien.
I det omfang myndigheden selv fremstiller kopien, bør udgifterne til f.eks. personaleressourcer
anvendt til kopiering, forbrug af cd-rom, råfilm mv., strøm
og eventuelt afskrivning på hardware samt forsendelsesomkostninger kunne
medregnes.
Derimod bør der ikke kunne medtages udgifter til udvikling af programmer,
sagsbehandling i forbindelse med vurdering af anmodninger om aktindsigt,
identificering af oplysninger og frasortering af undtagne oplysninger mv.,
jf. således også pkt. 2.3.4.1 i Miljøstyrelsens vejledning nr. 3/2006 om aktindsigt
i miljøoplysninger.
8.4. Betaling mv. i forbindelse med sammenstilling af oplysninger og
udlevering af databeskrivelsen
8.4.1. Det er kommissionens opfattelse, at en myndighed i forbindelse med
gennemførelsen og udleveringen af dataudtræk (sammenstilling af oplysninger)
efter lovudkastets § 11 og ved udleveringen af databeskrivelsen efter lovudkastets
§ 12 – i overensstemmelse med, hvad der gælder for gennemførelse af
aktindsigt – alene bør kunne opkræve de direkte omkostninger, der er forbundet
med udleveringen af dataudtrækket eller databeskrivelsen.
I det omfang myndigheden i de nævnte tilfælde foretager en kopiering
af dataudtrækket eller databeskrivelsen med henblik på udlevering eller blot
foretager en udskrivning heraf, vil myndigheden således med udgangspunkt i
antallet af udskrevne eller kopierede papirer, kunne opkræve betaling efter de
samme retningslinier, som vil gælde for gennemførelsen af en anmodning om
aktindsigt, jf. pkt. 8.3 ovenfor og lovudkastets § 40, stk. 3. Det er kommissionens
opfattelse, at dette spørgsmål også bør reguleres i betalingsbekendtgørelsen.
Kommissionen finder anledning til at fremhæve, at forvaltningsmyndighederne
bør indtænke hensynet til offentlighed og dataudtræk, når myndigheder-
811