Betænkning om offentlighedsloven Bind 2 - Justitsministeriet ...

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 27
ning, hvordan dokumentet er modtaget, f.eks. pr. almindelig post, telefax eller
elektronisk post (e-mail).
Det er dog en betingelse for retten til aktindsigt, at dokumentet på tidspunktet
for fremsættelsen af anmodningen om aktindsigt er enten indgået til
eller oprettet af myndigheden mv. Myndighederne mv. er derfor ikke forpligtet
til at imødekomme anmodninger om at få tilsendt fremtidige dokumenter i en
bestemt sag (løbende aktindsigt), ligesom der ikke gælder en pligt for myndighederne
til at tilvejebringe eller udarbejde dokumenter, der ikke allerede
foreligger i sagen, jf. dog lovudkastets § 11. Med bestemmelsen i § 11 foreslås en
ret for offentligheden til at kræve, at en forvaltningsmyndighed foretager en
sammenstilling af allerede foreliggende oplysninger i myndighedens databaser
og således tilvejebringer et nyt dokument, hvis sammenstillingen kan foretages
ved enkle kommandoer.
Et dokument, som en myndighed mv. alene har adgang til gennem en ekstern
database, kan heller ikke betragtes som hverken indgået til eller oprettet
af den pågældende myndighed, medmindre dokumentet foreligger i form af en
udskrift på sagen eller på anden måde er tilgået sagen.
Dokumenter, som en offentligt ansat har modtaget eller oprettet i anden
egenskab end ansat ved den pågældende myndighed mv. – f.eks. som medlem
af en tværministeriel arbejdsgruppe, der i sig selv udgør en selvstændig myndighed
– kan heller ikke i almindelighed anses for indgået til eller oprettet af
den pågældende myndighed.
Bestemmelsen i stk. 2 indeholder en nærmere beskrivelse af, hvad aktindsigten
omfatter, og er indholdsmæssigt identisk med den gældende lovs § 5, stk. 1.
Efter bestemmelsen i stk. 2, nr. 1, omfatter retten til aktindsigt alle dokumenter,
der vedrører den pågældende sag. Dokumentbegrebet er ikke defineret
nærmere i loven, men omfatter – i lighed med forståelsen efter gældende ret
– egentlige skriftlige dokumenter og såkaldte aktstykker (fotografier, billeder,
kort, rids mv.). Endvidere er materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter
og aktstykker, f.eks. lydbånd, film, videooptagelser mv., efter omstændighederne
omfattet af dokumentbegrebet.
Lovens dokumentbegreb er i lighed med, hvad der følger af gældende ret,
teknologineutralt og skal fortolkes i overensstemmelse med den teknologiske
udvikling. Materiale, der lagres på nye informationsbærere eller i nye former, er
derfor omfattet af dokumentbegrebet, i det omfang, det pågældende materiale
kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter og aktstykker. Det afgørende
for, om noget bestemt materiale er omfattet af lovens dokumentbegreb, er
således, om det pågældende materiale kan sidestilles med egentlige skriftlige
925