Betænkning om offentlighedsloven Bind 2 - Justitsministeriet ...

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 25
ledes også siges at tilvejebringe et grundlag for og udgøre et element i kontrollen
af myndighedens sagsbehandling (kontrolhensyn).
Endvidere er det kommissionens opfattelse, at journaliseringen tjener til
at give myndigheden et overblik over sagens hidtidige forløb – herunder som
nævnt hvilke dokumenter, der vedrører en bestemt sag – uden at skulle være
afhængig af den enkelte sagsbehandlers hukommelse, ligesom journaliseringen
indebærer, at forvaltningsmyndighederne i tvivlstilfælde kan dokumentere,
om ind- eller udgående post er henholdsvis afsendt eller modtaget. Herudover
understøtter journalisering en dokumentation for de afgørelser mv., som en
forvaltningsmyndighed træffer, hvilket bl.a. kan have betydning i eventuelle
klagesager. Det vil sige, at journaliseringen også varetager et bevis- og dokumentationshensyn.
Endelig er det kommissionens opfattelse, at det overblik, der skabes med
journaliseringen over en forvaltningsmyndigheds sager og dokumenter, formindsker
risikoen for, at sagerne og dokumenterne går tabt, navnlig efter at
de ikke længere tjener et administrativt formål. Dette har særlig betydning i
forhold til de sager og dokumenter, der i overensstemmelse med arkivreglerne,
skal afleveres til arkivmyndighederne med henblik på arkivering. Journaliseringen
tjener således også arkivmæssige (bevaringsmæssige) hensyn.
3.2. Lovfæstelse af spørgsmålet om journalisering
Som nævnt under pkt. 2.2 er der ikke i lovgivningen fastsat regler om forvaltningsmyndighedernes
pligt til at foretage journalisering. Dette spørgsmål er i
stedet reguleret af principperne om god forvaltningsskik, og der kan således
rejses spørgsmål om, hvorvidt der er behov for at foretage en formel (lovgivningsmæssig)
regulering af forvaltningsmyndighedernes pligt til at foretage
journalisering. Om dette spørgsmål skal kommissionen bemærke følgende:
Der kan til støtte for, at der ikke skal foretages en formel regulering peges
på, at spørgsmålet om journalisering – som nævnt – følger af principperne om
god forvaltningsskik, og at forvaltningsmyndighederne, uanset at principperne
ikke er af retligt bindende karakter, føler sig forpligtet til at følge dem.
Herudover kan der peges på, at det forhold, at principperne om god forvaltningsskik
ikke som sådan er retligt bindende, giver forvaltningsmyndighederne
mulighed for at tilpasse principperne til de særlige forhold, der måtte
gøre sig gældende på det enkelte område, og i øvrigt løbende tilpasse principperne
den teknologiske udvikling, der indebærer, at der sker en udveksling af
dokumenter på nye måder og ved hjælp af nye informationsbærere. Et sådant
866