Betænkning om offentlighedsloven Bind 2 - Justitsministeriet ...

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 27
afgivet, hvis embedsmanden blot læser op fra dokumentet, eller i øvrigt gør de
pågældende mødedeltagere bekendt med dokumentets indhold.
Det følger af bestemmelsen, at dokumentet alene mister sin interne karakter,
hvis det afgives til udenforstående. Herved forstås en privat fysisk eller juridisk
person eller en myndighed, der ikke er en del af den myndighed, som har
udarbejdet dokumentet. En udveksling mellem forskellige enheder inden for
samme myndighed vil således ikke fratage dokumentet dets interne karakter,
jf. stk. 1, mens det vil være tilfældet, hvis der er tale om en anden selvstændig
myndighed.
Om der er tale om forskellige enheder inden for samme myndighed eller
to selvstændige myndigheder beror på den vurdering, der er nævnt ovenfor
under bemærkningerne til stk. 1.
Sidste led bestemmelsen i stk. 2 fastsætter, at et dokument, der er afgivet til
udenforstående ikke mister sin interne karakter, hvis afgivelsen sker af retlige
grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde. Dette led i bestemmelsen
er begrundet i, at et dokument ikke bør miste sin interne karakter,
hvis vedkommende forvaltningsmyndighed ved afgivelsen ikke kan anses for at
have givet afkald på den beskyttelse af dokumentet, der følger af stk. 1.
Som eksempler på en afgivelse, der vil være omfattet af sidste led i stk. 2 – og
hvor afgivelsen derfor ikke indebærer, at dokumentet mister sin interne karakter
– kan bl.a. nævnes det tilfælde, hvor dokumentet afgives til Folketingets
Ombudsmand til brug for dennes undersøgelse af en sag, eller hvor dokumentet
afgives til en overordnet myndighed i forbindelse med behandlingen af en
klagesag, hvad enten klagen vedrører den underordnede myndigheds afslag på
aktindsigt eller den materielle afgørelse i sagen.
Om det nærmere indhold af bestemmelsen i stk. 2 henvises i øvrigt til betænkningens
kapitel 16, pkt. 2.1.3.3 og pkt. 6.1.3.3.
Bestemmelsen i stk. 3, der er ny, fastsætter, at indenrigs- og socialministeren
– efter forhandling med KL og Danske Regioner – kan fastsætte regler om, i
hvilket omfang interne dokumenter i kommunernes og regionernes besiddelse,
skal være omfattet af retten til aktindsigt, når de foreligger i endelig form.
Baggrunden for bestemmelsen er den praktiske betydning, som grundsætningen
om den kommunale og regionale enhedsforvaltning har for adgangen
til aktindsigt i kommunernes og regionernes dokumenter sammenholdt med
den offentlige interesse, der er knyttet til indsigt i den kommunale og regionale
administration.
Formålet med bestemmelsen er, at indenrigs- og socialministeren i de fastsatte
regler skal identificere nogle dokumenttyper, hvor de hensyn, der ligger
975