Betænkning om offentlighedsloven Bind 2 - Justitsministeriet ...

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 27
pkt. 3.2 og pkt. 6.3.4, og kapitel 16, pkt. 5, om de samme udtryk i lovudkastets §
28, stk. 1, der fastsætter den såkaldte ekstraheringspligt.
Bestemmelsen er – med henblik på at sikre, at gengivelsen af oplysningerne
bliver så nøjagtig som muligt – endvidere ændret således, at det er præciseret,
at de pågældende oplysninger skal noteres snarest muligt efter, at myndigheden
har modtaget eller i øvrigt har fået kendskab til oplysningerne.
Herudover er det i bestemmelsen blevet præciseret, at notatpligten efter bestemmelsen
alene gælder den pågældende myndighed, det vil sige den forvaltningsmyndighed,
der skal træffe afgørelse i den pågældende sag.
Om den nærmere rækkevidde af og kommissionens overvejelser om bestemmelsen
i stk. 1 henvises til betænkningens kapitel 13, pkt. 6.
Bestemmelsen i stk. 2, der er ny, fastsætter en pligt for forvaltningsmyndighederne
til i afgørelsessager at tage notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt,
der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Bestemmelsen er udtryk for en
lovfæstelse af den del af området for en almindelig ulovbestemt forvaltningsretlig
retsgrundsætning om myndighedernes notatpligt, der angår afgørelsessager.
Notatpligten efter stk. 2 gælder – i lighed med pligten efter stk. 1 – alene,
hvis det væsentlige sagsekspeditionsskridt ikke fremgår af sagens øvrige dokumenter,
ligesom notatet skal tages snarest muligt efter, at det pågældende skridt
er taget.
Den nævnte pligt indtræder kun, hvis der er tale om et væsentligt sagekspeditionsskridt.
Det er ikke muligt generelt at fastlægge, hvornår et sagsekspeditionsskridt
i en afgørelsessag skal betragtes som væsentligt, og det må således
bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. Som eksempler på sagsekspeditionsskridt,
der i almindelighed må betragtes som væsentlige, og derfor
skal noteres, kan dog nævnes det tilfælde, hvor en myndighed meddeler en
afgørelse mundtligt, eller det tilfælde, hvor en myndighed mundtligt meddeler
en aktindsigtssøgende, at afgørelsen først kan forventes truffet efter udløbet af
lovens 10-dages frist (lovudkastets 7-arbejdsdages frist). Der henvises i øvrigt
til betænkningens kapitel 13, pkt. 4.1 og pkt. 6.2.1.
Vurderingen af et sagsekspeditionsskridts væsentlighed skal i øvrigt foretages
på det tidspunkt, hvor det pågældende skridt tages.
Som det fremgår, er bestemmelsen i stk. 2 udtryk for en lovfæstelse af den
del af området for en almindelig ulovbestemt forvaltningsretlig retsgrundsætning
om myndighedernes notatpligt, der angår afgørelsessager. Den nævnte
retsgrundsætning finder imidlertid også efter omstændighederne efter ombudsmandens
opfattelse anvendelse uden for afgørelsessager.
939