Betænkning om offentlighedsloven Bind 2 - Justitsministeriet ...

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 23
Om den praktiske ordning af driften af åbne postlister over indgående dokumenter
anføres bl.a. følgende:
824
”Blandt de myndigheder, der har erfaringer med åbne postlister, tegner der sig
fire typiske fremgangsmåder omkring den praktiske organisering af arbejdet
med at danne listen over indgående post (det er som tidligere nævnt lister over
indgående post, der er mest udbredt blandt myndighederne):
• Centralt dannet postliste uden godkendelse. Postlisten dannes af den centrale
journalenhed i forbindelse med indskanning af dagens post. Arbejdet
foretages typisk af en eller to journalmedarbejdere med stor sagsrutine, og det
er kun i tvivlstilfælde, at der ”spørges opad i systemet” med hensyn til et brevs
status som åbent eller lukket.
• Centralt dannet postliste med godkendelse. Et udkast til postlisten dannes
af den centrale journalenhed i forbindelse med indskanning af dagens post –
dette arbejde foretages af journalmedarbejdere. Den endelige godkendelse af
postlistens indhold sker enten ved forespørgsel til de fagligt ansvarlige chefer
eller ved et centralt ”postmøde” med deltagelse af en juridisk medarbejder eller
chef.
• Decentralt dannet postliste uden godkendelse. Den enkelte sagsbehandler
har ansvaret for journalisering og tager i den sammenhæng stilling til et brevs
status som åbent eller lukket. Der er ikke nogen egentlig godkendelsesprocedure
i forbindelse med dannelsen af listen over indgående post, men sagsbehandleren
kan i tvivlstilfælde ”spørge opad i systemet”.
• Decentralt dannet postliste med godkendelse. Den enkelte sagsbehandler
har ansvaret for journalisering og tager i den sammenhæng stilling til et brevs
status som åbent eller lukket. Den endelige godkendelse af postlistens indhold
sker typisk i den centrale journalenhed, hvor en trænet journalmedarbejder
eller en jurist gennemgår listen.
[…]
Hos alle de myndigheder, der har deltaget i undersøgelsen, dannes lister over
udgående post decentralt – det sker i forbindelse med journalisering hos den enkelte
sagsbehandler. I nogle tilfælde kvalitetssikres den udgående postliste efterfølgende
i den centrale journalenhed, men det er den gennemgående vurdering,
at det ikke er muligt at skabe en samlet liste over udgående post medmindre ansvaret
for journalisering – og dermed stillingtagen til hvorvidt et brev skal være
åbent eller lukket – ligger decentralt hos den enkelte medarbejder.