Betænkning om offentlighedsloven Bind 2 - Justitsministeriet ...

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 25
En længere ”journaliseringsfrist” end den nævnte må også anerkendes i tilfælde
af, at den pågældende sagsbehandler er fraværende, f.eks. på grund af
ferie, sygdom, kursusdeltagelse, tjenesterejse eller lignende.
Herudover er det kommissionens opfattelse, at dokumenterne – under hensyn
til lovudkastets § 7 stk. 2, nr. 2, der fastslår, at der gælder en ret til aktindsigt
i aktlisten vedrørende en bestemt sag – som et nærmest ufravigeligt udgangspunkt
skal være journaliseret på det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse
i forhold til en aktindsigtsanmodning, som vedrører en sag, der er undergivet
aktindsigt.
3.6.2. Interne dokumenter
Kommissionen har overvejet, om der skal fastsættes et tidspunkt for, hvornår
interne dokumenter skal journaliseres.
Kommissionen har i den forbindelse overvejet, hvorvidt der vil kunne indføres
et krav i offentlighedsloven om, at et internt dokument skal være journaliseret
senest 7 arbejdsdage efter dokumentets oprettelse. Et sådant krav ville
imidlertid støde an mod det udgangspunkt, at udkast til interne dokumenter
ikke skal journaliseres, medmindre dokumentet rent undtagelsesvist kan antages
at have betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt, jf. pkt. 3.5.2.2
ovenfor.
Kommissionen finder i øvrigt heller ikke, at det vil være hensigtsmæssigt
at indføre et krav i offentlighedsloven om, at det interne dokument skal være
journaliseret senest 7 arbejdsdage efter, at dokumentet er blevet endeligt. Dette
skyldes for det første, at et sådant kriterium (”endeligt” internt dokument)
ikke ville have samme objektive og let anvendelige karakter som ”afsendt” eller
”modtaget”, der er de to kriterier, der anvendes i bestemmelsen i lovudkastets
§ 15, stk. 2. Herudover ville det nævnte kriterium indebære, at den enkelte forvaltningsmyndighed
(sagsbehandler) løbende vil skulle tage stilling til, om det
interne dokument kan antages at have fået en endelig form. Hertil kommer
også, at den nævnte afgrænsning ikke ville tage højde for de udkast til interne
dokumenter, der undtagelsesvist vil skulle journaliseres.
På denne baggrund – og under hensyn til bl.a., at interne dokumenter i
endelig form vil skulle journaliseres, og at interne dokumenter under alle omstændigheder
vil skulle inddrages under behandlingen af en aktindsigtsanmodning
– finder kommissionen ikke, at der bør fastsættes en frist for, hvornår
interne dokumenter (i endelig form) skal journaliseres.
879