Betænkning om offentlighedsloven Bind 2 - Justitsministeriet ...

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 25
For så vidt angår tidspunktet for journalisering følger det af god forvaltningsskik,
at i hvert fald indgående post, men formentlig også udgående post,
så vidt muligt skal journaliseres umiddelbart efter modtagelsen (for udgående
post efter afsendelsen). Herved sigtes til, at journaliseringen foretages samme
dag eller dagen efter, at det pågældende dokument modtages eller afsendes og
for så vidt angår modtagne dokumenter inden de går til sagsekspedition.
Tidspunktet for journaliseringen af indkommen post (og formentlig også
udgående post) kan dog udskydes kortvarigt, hvilket (også) følger af, at det
i de ovenfor omtalte ombudsmandsudtalelser er anført, at dokumenterne ”så
vidt muligt” skal journaliseres umiddelbart efter modtagelsen eller afsendelsen.
En udskydelse kan dog alene ske under betingelse af, at der er tale om en sag,
der ikke direkte implicerer borgerne, at udskydelsen ikke medfører risiko for
tilsidesættelse af gældende regler, herunder reglerne om aktindsigt, og at det i
øvrigt sikres, at myndigheden i perioden efter modtagelsen af dokumenter og
indtil journalisering sker, har overblik over dokumenternes antal og placering
samt har ubegrænset adgang til at disponere over dokumenterne.
3. Kommissionens overvejelser
Kommissionen har bl.a. på baggrund af offentlighedslovens § 5, stk. 1, nr. 2, og
den sammenhæng, der for en umiddelbar betragtning kan siges at bestå mellem
aktindsigt og journalisering, overvejet, i hvilket omfang der i offentlighedsloven
skal indføres en ordning, som forpligter forvaltningsmyndighederne til
at foretage journalisering.
Kommissionen har således i første række under pkt. 3.1 overvejet, hvilke
hensyn journalisering varetager.
Herefter har kommissionen under pkt. 3.2 overvejet, om der er grund til
at foretage en formel (lovmæssig) regulering af forvaltningsmyndighedernes
pligt til at foretage journalisering, eller om spørgsmålet – som efter gældende
ret – fortsat bør være reguleret af principperne om god forvaltningsskik. I den
forbindelse har kommissionen i øvrigt overvejet, om en lovfæstelse i givet fald
bør foretages i offentlighedsloven.
Dernæst har kommissionen under pkt. 3.3 foretaget nogle mere generelle
overvejelser med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt en eventuel lovfæstelse af
spørgsmålet om forvaltningsmyndighedernes pligt til at foretage journalisering
skal indebære, at alle dokumenter omfattet af offentlighedslovens dokumentbegreb
skal være omfattet af en eventuel pligtmæssig journaliseringsordning.
864