Kursbuch Wirkung - Das Praxishandbuch für alle, die Gutes noch besser tun wollen

Projektbeispiel PAFF: Als das Projekt PAFF begann, waren die Ideen und das Wissen in den Köpfen einiger weniger
Personen verankert. Über vieles brauchte man sich gar nicht erst zu verständigen, alle wussten, um was es geht und
wie die Abläufe organisiert sind. Mit der steigenden Zahl der Paten und der Patengruppenbetreuer wurde deutlich,
dass man nicht mehr davon ausgehen konnte, dass alle alles wussten und auf dem aktuellen Wissensstand waren. Der
Vorstand setzte daher einen Schwerpunkt auf das Thema „Lernen“. In diesem Zusammenhang wurden nun regelmäßige
Workshops sowohl für die Paten als auch für die Patengruppenbetreuer institutionalisiert. Im Rahmen des Wissensmanagements
werden Beschlüsse nach bestimmten Vorgaben dokumentiert und abgelegt.
In regelmäßigen Abständen wird an alle Paten eine Info-Mail verschickt, und die Dokumentationen der Fortbildungen
sind allen im Intranet zugänglich. Für die Abläufe wurden Verantwortlichkeiten festgelegt.
Im Rahmen der Lern- und Fehlerkultur werden die Paten bei den Patengruppentreffen ermutigt, auch von Misserfolgen
zu sprechen und diese in der Gruppe zu diskutieren. Dafür haben die Paten zum einen die Möglichkeit, Themen, Fragen
oder Probleme, die ihnen bei ihrer Patentätigkeit begegnen, auf die Tagesordnung zu setzen, um sie in der Patengruppe
zu besprechen. Zum anderen erzählen bei der Anfangsrunde zu Beginn der Treffen alle Paten kurz, was sich seit dem
letzten Treffen im Rahmen ihrer Patenschaft ereignet hat. Dabei werden immer die Punkte: „Das hat mich besonders
gefreut / Das hat besonders gut geklappt“ und „Hier war ich / wir unzufrieden / Das hat nicht geklappt / hier gab es
Probleme / Eine Herausforderung für mich ist …“ thematisiert. Die Paten lernen dadurch, auch über Misserfolge zu
sprechen, und es entsteht eine Kultur des Von- und Miteinanderlernens.
Gerade in gemeinnützigen Organisationen
mit vielen (ehrenamtlichen) Mitarbeitern,
die nicht immer anwesend sind oder häufiger
wechseln, ist es wichtig, Prozesse und
Ergebnisse zu dokumentieren und festzuhalten,
damit Wissen nicht verlorengeht. Um
sicherzustellen, dass die Lernergebnisse auch
langfristig für die Organisation verfügbar
sind, ist es hilfreich, ein Wissensmanagement
zu haben, welches den Zugang zu den relevanten
Informationen vereinfacht und das
Sammeln, Dokumentieren und Abspeichern
von Wissen erleichtert. Dies lässt sich auch
mit einfachen Mitteln realisieren.
Ein zentrales Prinzip einer lernenden Organisation
ist Transparenz. Eine Organisation
muss bereit sein, ihre Prozesse, Leistungen
und Wirkungen gegenüber den Stakeholdern
sichtbar und Informationen zugänglich zu
machen, damit sie sich weiterentwickeln
kann. Unterscheiden kann man interne und
externe Transparenz, das heißt einmal die
Transparenz innerhalb einer Organisation,
etwa gegenüber den Mitarbeitern und der
Organisationsleitung, sowie nach außen
gegenüber externen Stakeholdern oder der
Öffentlichkeit. Transparenz ermöglicht den
Dialog und das Lernen untereinander und
erfüllt gleichzeitig eine legitimatorische
Funktion, da durch Transparenz sichtbar wird,
was Sie mit Ihrer Arbeit erreichen und wie
Gelder eingesetzt werden (hierzu ausführlich
→ Kap. 9).
8.2 LERNEN IN DER
ORGANISATION
Eine Möglichkeit, konkrete Gelegenheiten
zum Lernen anzubieten, sind regelmäßige
Treffen. Wann, wie oft und mit wem Treffen
sinnvoll sind, richtet sich nach der Auswertung
der Daten aus der Wirkungsanalyse und
den Inhalten, die Sie diskutieren möchten.
Unterschieden werden kann hier grundsätzlich
zwischen Lernen auf Basis von Monitoringdaten
und Lernen auf der Grundlage von
Evaluationsergebnissen.
Monitoringdaten werden regelmäßig gesammelt,
entsprechend können hierfür auch
regelmäßige Austauschtreffen festgelegt
werden. Bei einem regelmäßigen Austausch
geht es vor allem darum, die laufende Arbeit
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