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MDPH : Une adaptation continue. Synthèse des rapports 2012
MDPH de la Loire
La numérisation du stock a pris fin en septembre 2012. Elle a concerné 80 000 dossiers pour un coût de 400 000 euros en
dépenses de personnel et 30 000 euros en achat de scanners et licences informatiques. Elle présente un double intérêt :
le gain de place par l’élimination des dossiers papier, le partage de l’information et la dématérialisation des procédures.
Travailler sans papier nécessitait la construction d’une procédure dématérialisée de traitement des dossiers dans le logiciel
IODAS ainsi que l’engagement des évaluateurs à utiliser cette procédure et non plus seulement les documents numérisés.
L’année 2012 a été consacrée à l’élaboration de cette nouvelle manière de travailler et à la formation des personnels.
MDPH des Pyrénées-Atlantiques
La numérisation s’impose à la MDPH principalement à deux titres : le manque de place dans les locaux qui oblige à
stocker les dossiers dans tous les espaces disponibles, la gestion des dossiers de l’antenne d’Anglet qui impose des
navettes de valises volumineuses entre les deux sites […] Cette démarche pragmatique mobilisant tous les acteurs a
permis d’élaborer des procédures adaptées à la situation propre de la MDPH. En outre, la dynamique engendrée a facilité
l’appropriation par les personnels du changement à venir. En parallèle, elle a également servi à peaufiner les réglages
des outils et de l’applicatif édité spécialement par le service informatique du Conseil général. En décembre 2012, 10 430
dossiers sont numérisés.
MDPH de Paris
L’année 2012 a vu se concrétiser un grand chantier pour la MDPH : celui de la dématérialisation totale de ses procédures et
documents. Ainsi, toute l’organisation a été revue et adaptée au mode « tout dématérialisé », l’ensemble des documents
de la classothèque, soit 2 000 mètres linéaires a été numérisé, et le logiciel de gestion électronique de documents
Multigest a été mis en place.
MDPH des Bouches-du-Rhône
Ce projet a nécessité l’apprentissage de pratiques professionnelles nouvelles liées à la gestion des dossiers numérisés
(préparation, conservation et destruction) ainsi qu’à la consultation des dossiers. La classothèque résiduelle a été
numérisée, ce qui a permis d’économiser 476 mètres linéaires de rayonnagesLe bilan 2012 de la numérisation est conforme
aux attentes : le nombre total de dossiers numérisés au fil de l’eau a été de 67 737 dossiers (contre 73 171 en 2011 et 66
748 en 2010) ; des évolutions du logiciel de GED ont également été apportées dans le sens d’une meilleure qualité des
bases numérisées et pour préparer le passage à une numérisation intégralement indexée par codes à barres.
e. Le développement d’une application dédiée à l’évaluation ou, au moins, la saisie de
données permettant de qualifier le public
Les MDPH doivent à terme pouvoir faire remonter des données relatives à l’évaluation des situations (sur la base
de la nomenclature de l’outil national d’évaluation, le GEVA). La question de l’intégration de données d’évaluation
dans les systèmes d’information des MDPH est donc stratégique avec des attentes fortes au niveau local comme au
niveau national. Cette étape de leur projet informatique est sensible en termes d’organisation du travail des équipes
pluridisciplinaires et de conduite de changement.
La première étape vise à la codification à partir de la CIM 10 par les équipes d’évaluation des pathologies et des
déficiences dans le système d’information. La CNSA accompagne les équipes des MDPH pour améliorer la saisie des
déficiences dans leurs SI et a mis à leur disposition un thésaurus CIM 10 réduit, donc plus opérationnel, pour faciliter
le codage. Une réunion dédiée a été organisée en septembre 2012 avec des représentants des MDPH. Les MDPH font
néanmoins valoir la charge de travail complémentaire que représente la saisie de ces données.
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