atti del Convegno internazionale, Firenze, 16-17 ... - ICCU - Sbn

Scienza archivistica e informatica archivistica 165
Un fattore significativo di complessità nel sistema che vogliamo
costruire, è legato alla decisione della Nara di acquisire un sistema
in grado di sostenere l’intero processo di gestione dei documenti,
dall’inizio alla fine, nel loro ciclo di vita completo. Poiché nelle sue
caratteristiche essenziali il processo di gestione dei documenti è lo
stesso per tutti i documenti e richiede un approccio integrato che
coinvolge tutti i documenti prodotti da qualsiasi creatore, nonché
tutti i documenti conservati negli archivi, la portata del sistema
giunge fino alla gestione dell’intero ciclo di vita di ogni tipologia di
documento. C’è una differenza di fondo tra il modo in cui il sistema
affronta la gestione dei documenti elettronici e come gestisce i
documenti di altra natura. Questo sistema non solo permetterà la
gestione di ogni tipo di documento, attraverso dati e informazioni
sui documenti stessi, sui loro creatori e sulle attività nell’ambito
delle quali sono stati creati, ma tratterà a tutti gli effetti i documenti
elettronici.
La Nara ha sviluppato i requisiti del sistema formando una serie
di Integrated Product Teams, che riuniscono i rappresentanti delle diverse
categorie che il sistema dovrà servire. Nelle équipe Era sono
presenti specialisti di tutte le funzioni archivistiche e di gestione dei
documenti assegnate al sistema. Vi sono esperti in documenti elettronici
ed esperti di documenti testuali, audiovisivi e cartografici
provenienti dagli uffici Nara di tutto il Paese. Tre di queste équipe
hanno progressivamente identificato e messo a punto i requisiti
necessari, partendo dal concetto di un livello alto di operatività del
sistema desiderata, hanno fornito una descrizione discorsiva del
punto di vista delle varie classi di utenti, per concludere con l’articolazione
di oltre 750 requisiti funzionali e di sistema. Nel corso
di questo processo, una quarta équipe formata da alti dirigenti e presieduta
dal vice capo archivista degli Stati Uniti, ha supervisionato
il lavoro delle altre tre, individuando soluzioni ai quesiti di tipo politico
e gestionale che man mano emergevano e convalidando la
lista di requisiti in quanto effettiva espressione dei bisogni e delle
intenzioni della Nara.
Ai fini di tale convalida, i requisiti sono stati tradotti in 47 “casi
d’uso”. Il “caso d’uso” è un metodo object-oriented per descrivere un
processo eseguito da un dato sistema. Ogni caso d’uso descrive i
soggetti coinvolti (esseri umani e altri sistemi), le assunzioni e le
condizioni iniziali del caso in questione, i passaggi effettuati nello
svolgere un dato processo e anche gli scenari alternativi, i risultati
delle attività, le condizioni riscontrabili dopo il processo e ogni