atti del Convegno internazionale, Firenze, 16-17 ... - ICCU - Sbn

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Kenneth Thibodeau
L’archivistica ha saputo produrre una chiara articolazione dei
requisiti per la conservazione dei documenti elettronici, un’articolazione
capace del consenso di tutta la categoria - per non parlare
degli altri soggetti coinvolti - e potrà guidare senza ambiguità e in
tutti i suoi aspetti la progettazione e lo sviluppo di sistemi che soddisfino
tali requisiti? Che indicazioni dovrebbero fornire gli archivisti
agli sviluppatori di sistema, in merito ai requisiti inerenti la
conservazione degli aggregati archivistici, quali le serie e i fondi
d’archivio? Nella letteratura archivistica, su questi interrogativi non
c’è né unanimità, né uniformità di vedute.
I requisiti Era, ad esempio, prevedono la possibilità di materializzare
diversi sistemi di archiviazione dei fascicoli. Questo è necessario
perché la Nara deve poter acquisire documenti elettronici
organizzati in sistemi di archiviazione tradizionali. Ma un sistema
di archiviazione è da considerarsi un requisito di gestione? Quando
i documenti sono su supporto cartaceo, i modi di organizzarli sono
limitati: il modo più efficace per metterli in relazione è collocarli
vicini tra loro, e rafforzare la vicinanza confinandoli fisicamente in
faldoni, sistemati dentro cassetti e su scaffali. L’esigenza fisica sta
alla radice dei sistemi di archiviazione, anche quando questi vengono
elaborati e presentati come il risultato di una disposizione
concettuale. Ma questi sistemi di archiviazione dei fascicoli sono
davvero necessari alla gestione dei documenti elettronici?
Nel contesto dell’e-commerce e dell’e-government, ci sono miriadi di
modi per disporre l’informazione sui siti web. I documenti correlati
non devono necessariamente trovarsi vicini tra loro. Tramite iperlink
si possono mettere in relazione non solo i documenti, ma anche
alcuni loro specifici elementi di contenuto. In superficie, pertanto,
la disposizione dei documenti su un sito web può essere decisamente
ad hoc. Sotto la superficie, può celarsi invece una struttura
regolare e rigorosa. Per sostenere lo svolgimento regolare delle
transazioni informatiche, la presentazione sullo schermo di documenti
quali ordinativi, fatture, rapporti, deve essere connessa tramite
link a sistemi di transazione sottostanti. È così che viene organizzata
l’informazione per condurre gli affari. L’ipotesi di disporla
secondo un sistema di archiviazione tradizionale, allo scopo di
custodire i documenti, introdurrebbe un velo di opacità tra l’utente
e il legame originario dei documenti con i processi nei quali vennero
creati e utilizzati. L’ideale sarebbe organizzare i documenti in
modo tale da sostenere al meglio l’attività corrente di chi crea la
documentazione, anziché voler imporre ai documenti un ordine