atti del Convegno internazionale, Firenze, 16-17 ... - ICCU - Sbn

Scienza archivistica e informatica archivistica 167
esempio dei problemi legati a un uso impreciso del linguaggio, problemi
che vengono a galla solo dopo molte iterazioni. Nell’esprimere
i requisiti ritenuti necessari, gli archivisti avevano descritto
una varietà di attività effettuate sui documenti: valutazione del
documento, descrizione, conservazione, e così via. Gli Integrated
Product Teams hanno pertanto dovuto compiere un considerevole
lavoro di decomposizione di questi processi, per fornirne descrizioni
chiare. I tecnologi hanno formulato i requisiti sulla base di
ciò che gli specialisti hanno detto loro, e i team li hanno revisionati.
Tuttavia, nella seconda versione del Requirements Document è emerso
chiaramente che le informazioni fornite ai tecnologi non erano sufficienti
affinché essi potessero distinguere i processi relativi ai singoli
documenti da quelli relativi ai fascicoli o alle serie di documenti.
Avevano pertanto interpretato le descrizioni dei processi come
operanti, in quasi tutti i casi, a livello di singolo documento. Gli
archivisti erano invece ben consapevoli di tale differenza, ma in
nessun team ci si era resi conto dell’incomprensione di fondo.
Un’altra difficoltà deriva dal fatto che i requisiti dovrebbero essere
espressi in funzione dei bisogni delle istituzioni e degli utenti e
non del modo in cui il sistema soddisferà i requisiti stessi. Questo
potrebbe sembrare un principio banale, ma metterlo in pratica può
essere molto difficile. Molte persone si avvicinano al processo con
una preferenza per soluzioni specifiche. Ogni preconcetto, o preferenza
per soluzioni specifiche, deve essere escluso dall’articolazione
dei requisiti. In qualsiasi sistema complesso, è impossibile
sapere a priori se una soluzione particolare - anche quando soddisfi
in modo ottimale un certo numero di requisiti - sarà proprio quella
ottimale rispetto alla combinazione totale dei requisiti che il sistema
deve soddisfare.
Per tenere le soluzioni al di fuori dei requisiti bisogna distinguere
questi due aspetti, e questo può rivelarsi difficile. Un ambito nel
quale attualmente regna la confusione tra requisiti e soluzioni è
quello delle tecniche di conservazione digitale. Di recente si è molto
dibattuto sui relativi meriti della migrazione e dell’emulazione.
Entrambi questi metodi costituiscono una soluzione. La valutazione
delle tecniche per la conservazione digitale non può basarsi su
criteri tecnologici, ma su criteri capaci di esprimere la ragione per
cui i materiali culturali vengono conservati. Nel campo degli archivi,
tali criteri devono garantire la conservazione dell’informazione
non perché si tratta di oggetti digitali bensì, e innanzi tutto, perché
si tratta di documenti.