Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

delle situazioni economiche infrannuali, delle relazioni e delle altre comunicazionisociali previste dalla legge, dirette ai soci o al pubblico;2. adempimenti relativi all’attività di tenuta, conservazione e aggiornamento del fascicolodi bilancio dall’approvazione del consiglio di amministrazione al deposito epubblicazione (anche informatica) dello stesso fino alla relativa archiviazione;3. gestione dei rapporti con collegio sindacale e soci. Redazione, tenuta e conservazionedei documenti su cui gli stessi potrebbero esercitare il controllo;4. comunicazioni alle Autorità di vigilanza e gestione dei rapporti con le stesse;5. attività di selezione della società di revisione;6. attività di selezione della società di revisione e gestione dei rapporti con la stessa (adesempio comunicazioni, trasmissione di dati contabili, tenuta dei documenti su cui glistessi potrebbero esercitare il controllo.7. gestione dei rapporti con le Autorità di Vigilanza (ad esempio Autorità Antitrust,Garante per la protezione dei dati personali etc.): comunicazioni, attività di supportonello svolgimento dei relativi controlli, trasmissione dati etc.;8. attività di preparazione delle riunioni assembleari, svolgimento e verbalizzazione delleassemblee e degli altri organi sociali (es. consiglio di amministrazione, collegiosindacale, comitati interni etc.);9. attività di distribuzione degli utili e delle riserve;10. attività di valutazione, autorizzazione e gestione delle operazioni sul capitale (quali adesempio aumenti e riduzioni di capitali, operazione di fusione e scissione, conferimenti indenaro ed in natura);11. gestione delle incombenze societarie relative a operazioni sul capitale e supartecipazioni.12. comunicazione del conflitto di interessi ai sensi dell’art. 2391, comma 1, c.c.;13. liquidazione di società.Nell’ambito di tali attività sensibili, ruolo preminente è svolto dall’Amministratore Delegatoe dalla funzione Personale e Amministrazione e Finanza, accanto agli altri esponenti degliorgani sociali.Con riferimento alle attività n. 9, 12 e 13 si ritiene opportuno precisare che la stesse sonostate mantenuta nell’elenco, anche se in seguito all’effettuazione delle interviste con lepersone chiave è emerso che la Società non svolge tali attività. La decisione è motivata dalfatto che, sebbene tali attività non risultino attualmente svolte in concreto, ben potrebbeesserlo nell’ambito dell’attività della Società, la quale si è organizzata per gestire taleeventualità.3.6 Il sistema dei controlli.Il sistema dei controlli, applicabili alle attività individuate, è stato definito utilizzando comeriferimento le linee guida ad oggi pubblicate dalle principali associazioni di categoria nonchéle best practice internazionali, ed è stato successivamente adottato dalla Società.Per ognuna delle attività sono stati individuati standard di controllo speciali.Relativamente all’attività sensibile di “redazione del bilancio, delle relazioni e delle altrecomunicazioni sociali previste dalla legge, dirette ai soci o al pubblico” gli standard dicontrollo speciali sono i seguenti.A_1 Norme: devono esistere ed essere diffuse al personale coinvolto in attività dipredisposizione del bilancio, norme che definiscano con chiarezza i principi contabilida adottare per la definizione delle poste del bilancio civilistico (e situazioniinfrannuali) e le modalità operative per la loro contabilizzazione. Tali norme devonoessere tempestivamente aggiornate dall'ufficio competente alla luce delle novità della109