Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

(ix) il Responsabile Amministrativo coordina la predisposizione della bozza dellacomunicazione sociale, unitamente alle altre funzioni aziendali competenti;in particolare, nei casi di particolare rilievo, il Responsabile Amministrativo,il comitato per il controllo interno, se esistenti, nonché l’Organismo siriuniscono, su convocazione del Responsabile Amministrativo, per l’esamedella bozza della comunicazione sociale prima della sua trasmissione alconsiglio di amministrazione, all’amministratore delegato o al soggettoincaricato, a seconda di quale di essi sia competente all’approvazione dellacomunicazione sociale: in caso di approvazione da parte del consiglio diamministrazione, della riunione viene redatto verbale sottoscritto daipartecipanti, mentre negli altri casi la comunicazione è vistata dalResponsabile Amministrativo;(x) il Responsabile Amministrativo consegna la bozza di comunicazione socialealla persona competente per la firma e precisamente al soggetto incaricato,all’amministratore delegato o, se competente ad approvarla è il consiglio diamministrazione, al presidente del consiglio di amministrazione (che netrasmette copia agli altri consiglieri e ai sindaci nonché ai competenticomitati interni se esistenti con congruo anticipo prima della data di riunionedel consiglio di amministrazione convocato per l’approvazione dello stesso);la consegna è documentata dal rilascio di apposita ricevuta.(C) Per quanto concerne i rapporti con i soci, gli organi sociali di controllo e la società direvisione(xi) il Responsabile Amministrativo coordina la raccolta e la trasmissione aidestinatari delle informazioni e dei documenti necessari; la consegna deidocumenti è documentata dal rilascio di apposita ricevuta;(xii) il Responsabile Amministrativo verifica la correttezza e verità delleinformazioni riguardanti la situazione economica, patrimoniale o finanziariadella Società come riportati nelle relazioni o comunicazioni dei soci, degliorgani sociali di controllo e della società di revisione.Il Responsabile Amministrativo:−−−−comunica all’Organismo qualsiasi incarico conferito, o che si intende conferire, allasocietà di revisione (se esistente) o a società ad essa collegate, diverso da quelloconcernente la certificazione del bilancio;trasmette all’Organismo copia delle comunicazioni alle autorità di vigilanzadell’insussistenza di cause di incompatibilità tra la società di revisione e la Società;informa l’Organismo delle valutazioni in ordine alla scelta della società di revisione;trasmette all’Organismo bozza di tutte le comunicazioni sociali destinate ai soci, o alpubblico, nonché agli organi sociali di controllo o alla società di revisione, nonchécopia di quelle emesse;− tiene a disposizione dell’Organismo tutta la documentazione di supporto relativa alleprocedure di cui sopra e, in particolare, quella relativa ai rapporti con soci, organisociali di controllo e società di revisione, lo informa di qualsiasi richiesta diispezione o controllo di tali soggetti e, con cadenza periodica almeno annuale,trasmette all’Organismo una relazione scritta sui rapporti intercorsi.Qualsiasi rapporto con i soci, gli organi sociali di controllo o la società di revisione èmotivato e gestito in modo unitario, solo ed esclusivamente dal Responsabile Amministrativoo da persona da questi delegata per iscritto per singoli atti o pluralità di atti omogeneinell’ambito della stessa operazione.Ai soli fini procedurali interni e senza pregiudizio dei poteri di firma singola eventualmenteconferiti tramite procura generale o speciale alle competenti funzioni della Società o a suoiconsulenti, qualsiasi atto diretto ai soci, agli organi sociali di controllo o alla società di116