Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

3.7.5 Consulenti coinvolti in attività societarie (cd. corporate)Il Responsabile Amministrativo tiene a disposizione dell’Organismo un dossier da cui risulti(i) per ogni Consulente, l’indicazione delle motivazioni che hanno portato alla scelta di talesoggetto, degli elementi di verifica assunti, del tipo di incarico conferito, del corrispettivoriconosciuto, di eventuali condizioni particolari applicate.È demandato all’Organismo di autorizzare o richiedere la compilazione di schede di evidenzaper singole operazioni o categorie di operazioni specifiche, con le modalità che sono di voltain volta stabilite dall’Organismo.In relazione a ciascun Consulente o Partner coinvolto in qualsiasi Operazione, l’Organismodi Vigilanza provvede ad ottenere la sottoscrizione di una dichiarazione sostanzialmenteconforme (mutatis mutandis) all’Allegato 3A o 3B, quale condizione essenziale per lacostituzione o la prosecuzione del rapporto con essi.A tal fine, l’Organismo di Vigilanza istituisce un elenco dei Consulenti e cura la tenuta delledichiarazioni da essi rilasciate.È demandato all’Organismo, in casi eccezionali che abbiano il connotato di emergenza emancanza di valide alternative, stabilire deroghe all’osservanza del requisito delledichiarazioni a Consulenti. In ogni caso, tale deroga sarà possibile qualora l’AmministratoreDelegato e l’Organismo abbiano maturato il motivato convincimento che la controparte el’Operazione in questione non comportino concreti elementi di rischio. La motivazione ditale convincimento dovrà essere formulata per iscritto e conservata nel dossier relativo alConsulente in questione. L’Organismo esercita il controllo sulle suddette deroghe e di questederoghe dovrà essere data evidenza nelle relazioni al Consiglio di Amministrazione.118