Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

−−Report: devono esistere report periodici sulle spese per la concessione diutilità, con motivazioni e nominativi/beneficiari, inviati al livello gerarchicosuperiore e archiviati.Documentazione: devono esistere documenti giustificativi delle speseeffettuate per la concessione di utilità con motivazione, attestazione diinerenza e congruità, approvati dal superiore gerarchico e archiviati.Edivieto di assunzione di personale in autonomia: il soggetto che intrattiene rapporticon la pubblica amministrazione non può da solo e liberamente procedere adassunzioni di personale.−−−−Autorizzazione: deve esistere un’autorizzazione formalizzata all’assunzionedi personale.Procedure: devono esistere procedure con criteri oggettivi di selezione deicandidati.Report: devono esistere report periodici sulle assunzioni e sulle modalità diselezione inviati all’unità competente.Documentazione: devono esistere documenti giustificativi delle assunzionieffettuate.Fdivieto di concedere in autonomia prodotti/servizi a condizioni diverse da quellestandard: il soggetto che intrattiene rapporti con la pubblica amministrazione non puòda solo e liberamente concedere prodotti/servizi a condizioni diverse da quellestandard. A tale fine:− Autorizzazione: deve esistere un’autorizzazione formalizzata allaconcessione di prodotti/servizi a condizioni diverse da quelle standard.− Report: devono esistere report periodici sui prodotti/servizi concessi acondizioni diverse da quelle standard, con l’indicazione dei soggetti ai qualisono stati concessi e della motivazione, inviati al livello gerarchico superioree archiviati.− Documentazione: devono esistere documenti giustificativi deiprodotti/servizi concessi a condizioni diverse da quelle standard conmotivazione, approvati dal superiore gerarchico e archiviati.2.4 Altri standard di controllo specialiQui di seguito vengono indicati gli standard di controllo speciali per ciascuna delle attivitàsensibili e strumentali sopra individuate.2.4.1 Attività sensibili1. redazione e/o presentazione delle domande volte all’ottenimento da parte dellaSocietà di erogazioni pubbliche (nazionali e/o comunitarie, in forma dicontributi, finanziamenti, sovvenzioni etc.);2. gestione e destinazione di contributi/sovvenzioni/finanziamenti concessi da EntiPubblici a favore della Società.I controlli standard speciali sono quelli di seguito indicati:− Procedura: formalizzazione di una procedura che preveda: i) il coinvolgimentodi più funzioni aziendali nella predisposizione di domande inviate a soggettipubblici, ii) poteri di firma congiunta per le richieste all’ente erogante, iii)modalità di gestione dei contributi/finanziamenti, iv) il coinvolgimento di più79