Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

1.4.3 Elementi essenziali di ciascun ProtocolloI Protocolli recepiscono il sistema dei controlli di cui al precedente art. 2.3, attuano glistandard di controllo indicati in ciascuna sezione del presente documento e disciplinano lefunzioni aziendali coinvolte nelle Operazioni coprendo tutte le occasioni di reato indicatenell’analisi di rischio illustrata nel presente documento con riferimento a ciascuna categoriadi reati rilevanti.I Protocolli sono elaborati nel rispetto degli ulteriori criteri qui di seguito esposti.a) ResponsabiliI Protocolli per ciascuna Operazione individuano uno o più responsabili -diversi dalPresidente del consiglio di amministrazione e dal Direttore Generale- in persona dei prepostia ciascuna funzione aziendale coinvolta nell’Operazione (ciascuno un “Responsabile”).Ciascun Responsabile:(i) ha un inquadramento di livello non inferiore a quadro;(ii) è in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti a carico dei membri del collegiosindacale con riferimento ai soggetti terzi coinvolti, in relazione all’Operazione ocategoria di Operazioni di cui è responsabile;(iii) è in possesso dei requisiti soggettivi per la partecipazione a gare pubbliche e inparticolare di quelli previsti dalla normativa antimafia, come individuatinell’Allegato 2.Per ciascuna categoria omogenea di Operazioni, il Responsabile costituisce il soggettoresponsabile della conformità dell’Operazione al presente Modello, nei limiti delle attività dicompetenza della funzione aziendale cui è preposto. I Protocolli relativi a ciascunaOperazione prevedono che ciascun Responsabile si assuma tale responsabilità, medianterilascio di apposita dichiarazione redatta secondo lo schema di cui all’Allegato 2, fatti salvigli adattamenti a tale schema che si rendano necessari in relazione a ciascun ProtocolloSpeciale.La sigla del Responsabile è imposta su ogni atto da sottoscriversi con efficacia verso terziovvero su ogni atto destinato a costituire il presupposto di un atto da sottoscriversi conefficacia verso terzi, in aggiunta alla firma del soggetto dotato di poteri operativi in relazioneal compimento della relativa Operazione. Tale sigla attesta la correttezza proceduraledell’Operazione ai fini del presente Modello.Nel caso in cui il Responsabile sia il soggetto dotato di poteri operativi in relazione alcompimento di una Operazione, su ogni atto relativo a tale Operazione è comunque richiestala firma del Presidente o del Direttore Generale.Nel caso in cui, con riferimento ad una Operazione in cui è coinvolto, il Responsabile sitrovi, o ritenga di trovarsi, in una situazione di conflitto di interessi con un altro dei soggetticoinvolti in tale Operazione (ivi inclusi, altri Responsabili, Dipendenti, Clienti, Collaboratori,Consulenti, Partner), tale situazione deve essere immediatamente comunicata dalResponsabile all’Organismo e determina, per il Responsabile in questione, l’obbligo diastenersi dal compiere atti connessi o relativi a tale Operazione; l’Organismo provvedequindi a sollecitare la nomina di altro soggetto quale responsabile in sua sostituzione,comunicando tale nomina anche all’Organismo. A titolo esemplificativo, costituiscesituazione di conflitto di interessi in una data Operazione il fatto che il Responsabile sialegato ad uno o più soggetti coinvolti nell’Operazione a causa di cariche sociali, rapporti diconiugio, parentela o affinità entro il quarto grado 71 , lavoro, consulenza o prestazione d’opera71 Al fine di individuare la nozione di “parenti e affini entro il 4° grado” deve farsi riferimento alle disposizionidell’art. 74 e ss. codice civile.Ai sensi di tali disposizioni, la parentela è il vincolo tra le persone che discendono da uno stesso stipite (ad es. duefratelli sono parenti in quanto discendono da uno stesso stipite, rappresentato dal genitore). I parenti possonoessere in linea retta o collaterale: sono parenti in linea retta le persone di cui l’una discende dall’altra (ad es.nonno, padre e figlio), mentre sono parenti in linea collaterale quelle persone che, pur avendo uno stipite comune,54