Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

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anche all’ipotesi di previsione di una maggior contribuzione da parte della Società avantaggio dei Partner stessi.È demandato all’Organismo di autorizzare o richiedere la compilazione di schede di evidenzaper singole operazioni o categorie di operazioni specifiche, con le modalità che sono di voltain volta stabilite dall’Organismo.È inoltre demandato all’Organismo, in casi eccezionali che abbiano il connotato diemergenza e mancanza di valide alternative, stabilire deroghe all’osservanza del requisitodelle dichiarazioni a Consulenti, Partner. In ogni caso, tale deroga sarà possibile qualoral’Amministratore Delegato e l’Organismo abbiano maturato il motivato convincimento che lacontroparte e l’Operazione in questione non comportino concreti elementi di rischio. Lamotivazione di tale convincimento dovrà essere formulata per iscritto e conservata nel dossierrelativo al Consulente o Partner in questione. L’Organismo esercita il controllo sulle suddettederoghe e di queste deroghe dovrà essere data evidenza nelle relazioni annuali al Consiglio diAmministrazione.c) Consulenti e PartnerIn relazione a ciascun Consulente o Partner coinvolto in qualsiasi Operazione, l’Organismodi Vigilanza provvede ad ottenere la sottoscrizione di una dichiarazione sostanzialmenteconforme agli Allegati 3A e 3B (fatti salvi gli adattamenti che si rendano necessari odopportuni caso per caso, anche in relazione alle caratteristiche della relativa controparte),quale condizione essenziale per la costituzione o la prosecuzione del rapporto con essi.A tal fine, l’Organismo di Vigilanza istituisce un elenco dei Consulenti e Partner e cura latenuta delle dichiarazioni da essi rilasciate.d) Agenti, addetti alle vendite, intermediari e soggetti con mansioni similariIn relazione agli agenti, agli addetti alle vendite, agli intermediari e ai soggetti con mansionisimilari, i Protocolli prevedono l’individuazione di un Responsabile che curi la tenuta, perogni soggetto, di un fascicolo che contenga – in aggiunta alla documentazione contrattuale –l’indicazione delle motivazioni che hanno portato alla scelta di tale soggetto, degli elementidi verifica assunti, del tipo di incarico conferito, del corrispettivo riconosciuto, di eventualicondizioni particolari applicate, nonché dei rapporti periodici che tale soggetto invia allaSocietà in relazione alle attività svolte.1.4.4 Operazioni a rischio specifico: obblighi di segnalazioneNell’ambito di una o più aree a rischio e con riferimento ad una o più operazioni o categoriedi operazioni a rischio, i Protocolli individuano una o più categorie di operazioni a rischiospecifico (ciascuna, di seguito, un’”Operazione RS”), in relazione a cui, per loro natura,importo o altre caratteristiche soggettive od oggettive, il rischio di commissione di reatirilevanti ai sensi del Decreto e di conseguente responsabilità amministrativa a carico dellaSocietà possa essere ritenuto particolarmente significativo.I Protocolli prevedono che, per ogni singola Operazione RS, almeno uno dei Responsabilicoinvolti nell’Operazione RS, o un soggetto ad esso direttamente subordinato, trasmettatempestivamente all’Organismo apposita segnalazione iniziale di avvio del processo a rischiorelativo a tale Operazione RS nonché, qualora nella segnalazione iniziale non sia già indicatala data prestabilita di conclusione, apposita segnalazione finale di conclusione di taleprocesso. Da tali segnalazioni devono risultare almeno le seguenti informazioni:a) la descrizione dell’Operazione RS, con l’evidenziazione, sia pure a titolo indicativo,del suo valore economico;b) se del caso, la Pubblica Amministrazione (incluso l’eventuale organo giudiziario) ol’ente pubblico che è coinvolto o ha competenza nella procedura che forma oggettodell’Operazione RS;56
a) l’indicazione di eventuali Consulenti incaricati di assistere la Societànell’Operazione RS;b) l’indicazione di eventuali Partner ai fini della partecipazione congiuntaall’Operazione RS;c) altri elementi e circostanze rilevanti, attinenti all’Operazione RS (quali:movimenti di denaro effettuati nell’ambito della procedura stessa).Ciascuna segnalazione può essere effettuata in forma di documento iscritto o informatico,secondo le modalità indicate nei Protocolli.1.4.5 Istruzioni e verifiche dell’OrganismoL’Organismo ha il compito di:a) curare l’emanazione e l’aggiornamento di istruzioni standardizzate relative aiprotocolli di cui alla Parte Speciale del presente Modello.Tali istruzioni devono essere scritte e conservate su supporto cartaceo o informaticoin luogo accessibile a tutti i soggetti a ciò legittimamente interessati;b) verificare periodicamente - con il supporto delle altre funzioni competenti - ilsistema di deleghe in vigore, raccomandando delle modifiche nel caso in cui ilpotere di gestione e/o la qualifica non corrisponda ai poteri di rappresentanzaconferiti ai soggetti indicati come responsabili di operazioni o procedimentinella presente Parte Speciale;c) verificare periodicamente, con il supporto delle altre funzioni competenti,l’effettiva adozione di clausole standard finalizzate:(i) all’osservanza da parte dei Destinatari delle disposizioni del Decreto;(ii) alla possibilità della Società di effettuare efficaci azioni di controllo neiconfronti dei Destinatari al fine di verificare il rispetto delle prescrizioni inesso contenute;(iii) all’attuazione di meccanismi sanzionatori (quali il recesso contrattuale neiriguardi di Partner o di Consulenti) qualora si accertino violazioni dellerelative prescrizioni.d) indicare alle competenti funzioni aziendali le opportune integrazioni ai sistemigestionali delle risorse finanziarie (sia in entrata che in uscita), già presenti nellaSocietà, con l’introduzione degli opportuni accorgimenti suscettibili di rilevarel’esistenza di eventuali flussi finanziari atipici e connotati da maggiori margini didiscrezionalità rispetto a quanto ordinariamente previsto.57
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