Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

6. selezione e assunzione di personale dipendente (ivi compreso personaleappartenente alle categorie protette o la cui assunzione è agevolata)I controlli standard speciali per la gestione dell’attività di assunzione del personale sonoquelli di seguito indicati:−−−−Procedura: devono esistere procedure per l’assunzione del personale cheprevedano i) criteri di selezione dei candidati oggettivi e trasparenti (es. voto dilaurea/diploma, conoscenza di lingue straniere, precedenti esperienzeprofessionali, ecc.), ii) tracciabilità delle fonti di reperimento dei curricula, iii)segregazione delle funzioni coinvolte nel processo, iv) definizione di ruoli eresponsabilità dei soggetti coinvolti, v) modalità di archiviazione delladocumentazione rilevante.Sistemi premianti: devono esistere disposizioni aziendali in base alle quali gliobiettivi posti ai dipendenti nell’esercizio della loro attività e i meccanismi diincentivazione previsti non siano basati su target di performance palesementeimmotivati e così “sfidanti” da risultare, di fatto, irraggiungibili con mezzi leciti.definizione degli obiettivi basata sui seguenti criteri: gli obiettivi devonorappresentare risultati specifici, non generici, e misurabili; devono esseresfidanti, ma realistici.Documentazione: deve esistere adeguata documentazione del processo diselezione ed obbligo di conservare la relativa documentazione in appositoarchivio, con divieto di cancellare o distruggere i documenti archiviati.Centralizzazione: gestione centralizzata dei rapporti con gli Enti Pubblicicompetenti in materia di adempimenti legati al Personale.− Rapporti con enti pubblici in sede di assunzione (categorie protette ecc.):chiara identificazione del soggetto responsabile di effettuare il controllo diaccuratezza e completezza dei dati inviati alla PA; segregazione di funzioni trachi predispone la documentazione da inviare alla PA e chi la controlla primadell'invio.− Monitoraggio delle scadenze da rispettare per lecomunicazioni/denunce/adempimenti nei confronti degli Enti Pubblicicompetenti, tramite scadenzari e timetable inviate alle funzioni aziendalicoinvolte per la raccolta e consolidamento dei dati.− Autorizzazione formale: esistenza di un’autorizzazione formalizzataall’assunzione di personale.−−−−−−Procura: sono autorizzati ad intrattenere rapporti con soggetti appartenenti allaP.A. o, comunque, con soggetti qualificabili come “pubblici”, solo i soggettimuniti di apposita procura.Anagrafica: segregazione delle funzioni tra chi aggiorna l'anagraficadipendenti, chi provvede al calcolo dei cedolini e chi gestisce il loro pagamento;formale autorizzazione delle modifiche apportate all'anagrafica dipendenti e aidati retributivi e controllo volto a garantire che le modifiche apportateall'anagrafica del personale (inserimento di nuovo personale, cancellazioni,modifiche delle retribuzioni) siano dovutamente autorizzate.Effettività: utilizzo di meccanismi operativi di controllo atti a garantire lacoerenza tra ore retribuite ed ore di lavoro effettuate ed evitare il pagamento disalari/stipendi non dovuti o dovuti solo parzialmente.Benefit: definizione formale dei criteri di assegnazione dei benefit aziendali subase di un sistema di obiettivi qualitativi e quantitativi.Riconciliazioni periodiche tra i dati del personale e la contabilità generale.Selezione: formalizzazione dei requisiti richiesti per la posizione da ricoprire edelle valutazioni dei diversi candidati nelle diverse fasi del processo di90