Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

12. gestione dei contenziosi e controversie giudiziarie di qualsiasi genere, grado ogiurisdizione nei quali sia coinvolta a qualsiasi titolo la società.I controlli standard speciali sono quelli di seguito indicati:−−−−−−−Procedura: deve esistere una procedura per la gestione dei contenziosi giudizialie stragiudiziali che preveda: (i) segregazione delle funzioni aziendali coinvolte,(ii) definizione di ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti; (iii) modalità diarchiviazione della documentazione rilevante.Autorizzazione e poteri: solo soggetti dotati di apposita procura sono legittimatiad intrattenere rapporti con l’Autorità Giudiziaria (di qualsiasi genere, grado egiurisdizione.Documentazione: deve esistere adeguata documentazione delle attività econservazione della stessa in apposito archivio con divieto di cancellare odistruggere.Tariffario: adozione ed utilizzo di un tariffario standard per la definizione delcompenso da corrispondere ai consulenti legali.Reporting: obbligo di reporting periodico sull'andamento delle cause in corso daparte dei consulenti legali.Monitoraggio: monitoraggio interno sullo status dei contenziosi e reporting almanagement aziendale, relativo anche alle spese sostenute e da sostenere.Verifica della prestazione: evidenza documentale del controllo sullaprestazione ricevuta e sulle spese addebitate, prima del benestare al pagamento,al fine di verificare la conformità al contratto.13. gestione degli omaggi e delle spese di rappresentanza / gestione delle erogazioniliberali destinate alla Pubblica Amministrazione (es. a favore delle strutturesanitarie pubbliche).I controlli standard specifici sono quelli di seguito indicati:− Richiesta della pubblica amministrazione a ricevere erogazioni liberali: deveesistere una richiesta scritta della pubblica amministrazione al ricevimento di taleerogazione.− Modico valore: gli omaggi devono essere di modico valore e comunque tali danon poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire favori o vantaggi inmodo improprio o indebito.− Report: relazione periodica sulle spese per la concessione di omaggi, conmotivazioni e nominativi dei beneficiari, inviati al livello gerarchico superiore,comunicati all’Organismo di Vigilanza e archiviati.− Elenco degli omaggi: gli omaggi devono sempre selezionati/acquistati sulla basedi un elenco gestito dalla funzione competente e, comunque, da soggetto diversoda quello che intrattiene rapporti con la Pubblica Amministrazione.− Budget: le spese per omaggi/spese di rappresentanza devono essere fatterientrare nell’ambito del budget annuale approvato per le attività promozionalicon riferimento allo specifico settore di business.− Oggetto e destinatari: definizione dei limiti che le singole elargizioni devonorispettare per quanto riguarda l’oggetto la natura degli enti che possono ricevereelargizioni.− Approvazione: la richiesta deve essere approvata da almeno due funzioniaziendali della società prima dell’esecuzione dell’erogazione, sulla base di limitidi valore ed oggetto predeterminati.− Verifica: deve essere chiesto alla pubblica amministrazione di rendicontare per84