Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

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Relativamente all’attività sensibile “gestione di investimenti in relazione ad attivitàtransnazionali” gli standard di controllo sono i seguenti.A_2B_2C_2D_2E_2Liste di Riferimento: devono essere diffuse, al personale coinvolto nell’attività digestione degli investimenti, le Liste di Riferimento, stilate da organismi ufficiali, chepermettano di effettuare gli opportuni controlli prima di procedere all’investimento.Deve esistere apposita procedura che garantisca il tempestivo recepimento all’internodella Società delle disposizioni in materia.Istruttoria: qualunque investimento deve presupporre un’adeguata istruttoriadocumentata, cui partecipano e deliberano soggetti e funzioni diverse all'interno dellaSocietà, che consenta un’adeguata conoscenza della controparte, sempre laddovedetta controparte non sia già conosciuta dalla Società per essere operatore di rilievonazionale o internazionale ovvero per aver già intrattenuto rapporti con la Società.Procedura: deve esistere una procedura che determini i criteri di selezione,stipulazione ed esecuzione di accordi /joint venture con altre imprese estere per larealizzazione di investimenti.Occorre assicurare la trasparenza e tracciabilità degli accordi / joint venture con altreimprese estere per la realizzazione di investimenti.Deve essere adottato e attuato uno strumento normativo che annoveri:a) la verifica preventiva dei presupposti di carattere strategico, economico efinanziario nonché dell'attuabilità della proposta di investimento da parte di unorgano/unità;b) la verifica dei requisiti di onorabilità e professionalità dei partnercommerciali/finanziari;c) l'identificazione del responsabile della negoziazione degli accordi oggetto ditrattativa e di un altro soggetto che verifichi la conformità degli stessi rispettoalla proposta di investimento autorizzata;d) l'autorizzazione del soggetto che ha approvato la proposta di investimento in casodi modifiche/integrazioni ai termini e alle condizioni contenuti nell'accordostipulato.Relativamente all’attività sensibile “Gestione dei flussi finanziari e di transazionifinanziarie infragruppo e con controparti estere” gli standard di controllo sono i seguenti.A_3B_3C_3Procedura: deve esistere una procedura formalizzata per la gestione dei flussifinanziari che definisca, fra l’altro: i) ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti; ii)tipologie di transazioni eseguibili direttamente dalle varie funzioni aziendali; iii)controlli specifici e preventivi da applicarsi in casi, tassativamente previsti, in derogaalla normale procedura (es. pagamenti urgenti); iv) regole per la gestione dei flussifinanziari che non rientrino nei processi tipici aziendali e che presentino caratteri diestemporaneità e discrezionalità.Autorizzazione: deve esistere un’autorizzazione per la gestione e la movimentazionedei flussi finanziari dei soli soggetti muniti di apposita procura.Documentazione: devono esistere documenti giustificativi delle risorse finanziarieutilizzate, con motivazione e attestazione di inerenza e congruità, approvati daadeguato livello gerarchico ed archiviati.150
Relativamente all’attività sensibile “negoziazione, stipula ed esecuzione di contratti dimandato e di intermediazione in riferimento ad attività transnazionali” gli standard dicontrollo sono i seguenti.A_4 Deve esistere il divieto di:(a) di negoziare e/o stipulare e/o porre in esecuzione contratti di mandato e diintermediazione con soggetti indicati nelle Liste di Riferimento.Tale divieto è derogabile in presenza dei due requisiti sotto menzionati formalizzatiin uno strumento normativo:1) l'autorizzazione formalizzata (del Presidente o del Vice Presidente delconsiglio di amministrazione o di un Dirigente incaricato) a compiere unadelle attività su menzionate, con limiti di spesa, vincoli/modalità eresponsabilità;2) la predisposizione e l'archiviazione di verbali/report inviati al superioregerarchico, dettagliati e motivati per ogni singola operazione effettuata conpersone indicate nelle Liste di Riferimento o facenti parte di organizzazionipresenti nelle stesse.Relativamente all’attività sensibile “gestione di attività finalizzate a consentire l’ingressodi una persona nel territorio di uno Stato” gli standard di controllo sono i seguenti.A_5B_5Deve esistere il divieto di assumere persone indicate nelle Liste di Riferimento ofacenti parte di organizzazioni presenti nelle stesse.Deve essere adottato e attuato uno strumento normativo che, nell’ambito dellapromozione e sviluppo in riferimento ad attività transnazionali, annoveri:b) l’obbligo di formalizzare le motivazioni della decisione diconsentire/richiedere l'ingresso di una persona nel territorio di uno Stato;c) l’attribuzione della responsabilità della verifica: (i) dell’avvenuto ingressodella persona in coerenza con le motivazioni addotte; (ii) del rispetto dellanormativa in materia di immigrazione nel territorio dello Stato di destinazione;d) la rilevazione delle persone delle quali la Società procura l'ingresso nelterritorio di uno Stato con indicazione della data di uscita dallo stesso, oveprevista.Relativamente alle attività sensibili di “Gestione del contenzioso transnazionale” e diGestione di richieste provenienti da Autorità di Pubblica Sicurezza (Carabinieri, Poliziadi Stato, Guardia di Finanza etc.) in riferimento ad attività transnazionali” si applicano iprotocolli previsti per la gestione dei rapporti con le autorità giudiziarie o di vigilanza (aseconda del caso) di cui alla precedente sezione II.Per quanto concerne le attività sensibili relative alla “Gestione di iniziative umanitarie inriferimento ad attività transnazionali” e alla “concessione in godimento di immobili inriferimento ad attività transnazionali” si applicano i protocolli previsti per le medesimeattività ed indicati nella precedente sezione V paragrafo 5.6.Relativamente all’attività sensibile di “Nomina di componenti di organi sociali di societàestere del gruppo” si applicano solo i presidi di controllo generali di cui al paragrafo 1.1.2 .151
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PARTE GENERALE2
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Partecipazione a procedure di gara
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FattispecieLa norma, introdotta dal
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2.2. Sintesi delle attività sensib
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