Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

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−−−Coerenza delle offerte: controllo formale di conformità delle condizioni e deitermini della delibera di aggiudicazione a quanto previsto in fase di approvazionedelle offerte.Segregazione: definizione delle responsabilità dei soggetti coinvolti nel processodi partecipazione alle gare pubbliche (approvazione ed l'invio all'Ente delladocumentazione necessaria ai fini della definizione delle Offerte; definizione deiprezzi; rappresentanza della società nei contatti diretti con l'Ente appaltante- es.apertura delle buste) nel rispetto del principio di segregazione delle funzioni.Monitoraggio periodico: da parte delle funzioni aziendali interessate, delleofferte economiche relative alle gare/trattative private, nonché delle offerte, e suitrend dei prezzi praticati.6. gestione rapporti con autorità di pubblica sicurezza o altre autorità pubblichenel normale svolgimento di attività aziendali (es. Enti Pubblici Locali, Agenziadelle Entrate, Ministeri, Autorità Militari);7. gestione dei rapporti con Autorità Pubbliche di Vigilanza o Regolamentazione(es. Autorità Garante per la Concorrenza e il Mercato; Banca d’Italia, UIC,Ministeri; Autorità Garante per la protezione dei dati personali).Si vedano gli standard di controllo di cui alle attività sub punto n. 11.Con particolare riferimento ai rapporti con le autorità fiscali, valgono i seguenti ulterioristandard di controllo speciali:−−−−Monitoraggio dell'evoluzione del piano normativo di riferimento, effettuato conil supporto di consulenti esterni, al fine di garantire l'adeguamento alle nuoveleggi in materia fiscale.Sistemi di doppio controllo preventivo e successivo per verificare lacorrettezza del calcolo delle imposte ed approvazione formale delladocumentazione a supporto.Monitoraggio costante attraverso uno scadenzario degli adempimenti di legge,al fine di evitare ritardi e imprecisioni nella presentazione di dichiarazioni e/odocumenti fiscali.Clausola di rispetto del codice etico e del modello della Società, al fine disanzionare eventuali comportamenti/condotte contrari ai principi etici, dainserirsi nel contratto con le società esterna che supportano l'aziendanell'espletamento degli adempimenti fiscali.8. attività relativa agli adempimenti INPS, INAIL, Ispettorato del lavoro.I controlli standard speciali sono quelli di seguito indicati:−−Procedura: formalizzazione di una procedura per la gestione dei trattamentiprevidenziali del personale che preveda: i) segregazione delle funzioni coinvolte,ii) definizione di ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti, iii) modalità diarchiviazione della documentazione rilevante.Autorizzazione e poteri: solo soggetti dotati di apposita procura sono legittimatiad intrattenere rapporti con soggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazioneo, comunque, con soggetti qualificabili come “pubblici”.9. gestione di software di soggetti pubblici o forniti da terzi per conto di soggettipubblici e collegamenti telematici (in entrata e in uscita) o trasmissione di datisu supporti informatici a soggetti pubblici – in particolare per l’invio dimateriale per le gare e in materia societaria e fiscale.82
I controlli standard speciali sono quelli di seguito indicati:− Autenticazione ai sistemi: è richiesta l’autenticazione individuale degli utentitramite log in e password od altro sistema di autenticazione sicura.− Sistema di autorizzazione alle operazioni eseguibili sui dati: deve essereprevisto un sistema di autorizzazione (profili di utilizzo) per l'esecuzione dioperazioni sui dati o per limitare la visibilità ad un sottoinsieme dei dati stessi.− Liste di controllo: devono essere disponibili liste di controllo del personaleabilitato all'accesso ai sistemi, nonché le autorizzazioni specifiche dei diversiutenti o categorie di utenti, nel caso in cui sia previsto un sistema diautorizzazione.− Obblighi degli utenti: devono esistere procedure che definiscono gli obblighidegli utenti nell'utilizzo dei sistemi informatici.− Poteri: deve essere attribuito esclusivamente al servizio competente la facoltà dicancellare dati, liste di controllo ed archivi. Il servizio deve assicurare latracciabilità delle relative operazioni.− Altre misure di protezione: devono essere documentate le principali misure diprotezione adottate ai sensi dell’Allegato B del d. lgs. 296/03 (politica diaggiornamento dell'antivirus, misure di back up, disaster recovery ecc.).− Change management: deve esistere una procedura di Change Management peril tracciamento e la documentazione della manutenzione dei sistemi, basati su treambienti segregati (Sviluppo/Quality/Produzione).10. gestione dei rapporti con pubblici ufficiali stranieri di paesi membri dellaComunità Europea o di altri Stati Esteri in relazione a gare, permessi licenze eautorizzazioni o sovvenzioni;11. gestione dei rapporti con pubblici ufficiali stranieri di paesi membri dellaComunità Europea o di altri Stati Esteri in relazione a controlli.I controlli standard speciali sono quelli di seguito indicati:− Procedura: deve esistere una procedura per la gestione dei rapporti con talisoggetti che preveda: (i) segregazione delle funzioni aziendali coinvolte, (ii)definizione di ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti; (iii) modalità diarchiviazione della documentazione rilevante.− Autorizzazione e poteri: solo soggetti dotati di apposita procura sonolegittimati ad intrattenere rapporti con tali soggetti.− Documentazione: deve esistere adeguata documentazione delle attività econservazione della stessa in apposito archivio con divieto di cancellare odistruggere arbitrariamente i documenti archiviati.− Ruoli/Responsabilità: l’attribuzione formale di poteri interni/responsabilità (es.attraverso deleghe di funzione e disposizioni/comunicazioni organizzative) deveessere fatta a soggetti che istituzionalmente intrattengono tali rapporti con isoggetti pubblici.− Motivazione: ciascun rapporto con tali soggetti deve avvenire sulla base di unagiustificazione documentata.− Reporting: obbligo di riferire per iscritto al superiore gerarchico su quantoemerso nel corso dei contatti/riunioni avuti e sulle informazioni rilevantiacquisite presso tali soggetti.83
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(iv) sussistendo i casi e le condiz
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Il consiglio di amministrazione è
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Al fine di assicurare l’idoneità
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“Codice Etico”“Clienti”“C
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L’analisi dei processi aziendali
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Controversa è la configurabilità
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Induzione a non rendere dichiarazio
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“Fuori dei casi di concorso nel r
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ALLEGATO 3BDichiarazioneMOD. PARTNE
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